انجام پروژه دانشجویی چالشی است که تمام دانشجویان در زمان تحصیل با آن مواجه هستند. عدم دانش کافی، نداشتن دسترسی به منابع و مراجع معتبر، کمبود وقت، درگیری های روزمره و خیلی دلایل دیگر دست به دست هم میدهند تا بخش زیادی از دانشجویان به انجام پروژه دانشجویی خود از طریق برون سپاری روی بیاورند. خوشبحتانه با فراگیر شدن اینترنت در جامعه ما بخش زیادی از نیازهای مردم، روزانه از طریق اینترنت رفع میشود. خوشبختانه با وجود اینترنت امکان دسترسی به بهترین محصولات و خدمات و همینطور مقایسه محصولات و خدمات مجموعه های مختلف فراهم شده است.
اگر بخواهیم یک تعریف کلی و ساده از برون سپاری ارائه بدهیم در واقع برون سپاری به این معناست که شما طی قراردادی بخشی یا کل یک کار یا فرآیند را به بخش یا مجموعه دیگری واگذار میکنید. از مهم ترین مواردی که در قرارداد شما قید میشود میتوان به مدت زمان و هزینه انجام کار اشاره کرد. برون سپاری مفهوم جدید نیست، در گذشته نیز افراد، کارخانه ها و یا شرکت ها برای انجام بخشی از کارهایشان از برون سپاری به افراد و مجموعه های متخصص کمک میگرفته اند. در واقع میتوان گفت بدون برون سپاری انجام خیلی از کارها و پروژه ها بسیار سخت، زمانبر و گاهی اوقات غیر ممکن خواهد بود. امروزه با توجه به نقش پررنگ اینترنت در زندگی مردم، برون سپاری هم شکل جدیدتری به خود گرفته است و بخش زیادی از نیازهای مردم از طریق برون سپاری در اینترنت رفع میشود. از جمله این موارد میتوان به انجام پروژه دانشجویی از طریق برون سپاری اشاره کرد. در حال حاضر بخش قابل توجهی از پروژه های دانشجویی از طریق برون سپاری به افراد و وب سایت ها انجام میشود.
هر تصمیم و انتخابی در زندگی جنبه های مثبت و منفی مختلفی دارد. برون سپاری هم از این قاعده مستثنا نیست. هنگامی که شما تصمیم به برون سپاری پروژه خود میگیرید باید تمامی جنبه های این انتخاب را بسنجید و متناسب با شرایط و انتظارات خود بهترین انتخاب را داشته باشید. در این بخش به چند مزیت اصلی برون سپاری پروژه های دانشجویی می پردازیم.
صرفه جویی در هزینه
بدون شک یکی از مهم ترین مزیت های انجام پروژه های دانشجویی از طریق برون سپاری، صرفه جویی در هزینه می باشد. بسیاری از پروژه های نیاز به دانش بالا و تجربه زیادی دارند که به دست آوردن این تجربه و دانش آن هم در زمان کمی که معمولا برای پروژه های دانشجویی در نظر گرفته میشود، کاری سخت و حتی در بعضی موارد غیر ممکن است در حالی که میتوان با برون سپاری بخشی یا کل پروژه به افراد متخصص از دانش و تجربه آن ها در انجام پروژه های دانشجویی بهره گرفت. همچنین میتوان از فریلنسر خواست تا نحوه انجام پروژه را به شما آموزش دهد. این آموزش میتواند در قالب ویدیو، متن، صوت و یا حتی برگزاری کلاس های مجازی یا حضوری انجام شود. درواقع شما با یک تیر دو نشان زده اید هم پروژه خود را انجام داده اید و هم نحوه انجام پروژه را یاد گرفته اید آن هم با صرف کمترین هزینه یا به بیان بهتر هزینه را هوشمندانه و هدف مند پرداخت کرده اید.
صرفه جویی در زمان
وقتی پروژه ای برون سپاری میشود، فریلنسر با توجه به مشخصات و انتظارات کارفرما اقدام به انجام پروژه دانشجویی میکند و فقط به اندازه کاری که انجام میدهد دستمزد میگیرد و هیچ زمانی تلف نمیشود. چون فریلنسر به کار خود وارد است و از ابتدای کار تمامی مراحل انجام پروژه دانشجویی را در ذهن خود مرور میکند و سپس نسبت به ارائه پیشنهاد اقدام میکند در نتیجه با برون سپاری، شما پروژه خود را به دست یک متخصص میسپارید تا در کمترین زمان پروژه شما را انجام دهد. زمان برای شما مهم است اما برای فریلنسرها مهم تر است! چون فریلنسر به صورت پروژه ای کار میکند و درامد ثابت ندارد و باید تا زمانی که پروژه ای که در دست دارد را به پایان نرساند نمیتواند سراغ پروژه بعدی برود. در نتیجه برای افزایش درآمد خود تمام تلاشش را میکند تا پروژه ها را بدون ایراد و در کمترین زمان ممکن انجام دهد.
بهره گیری از دانش و خلاقیت متخصصان
از ویژگی های برون سپاری پروژه میتوان به امکان بهره گیری از دانش و خلاقیت فریلنسرها اشاره کرد. شما با برون سپاری پروژه علاوه بر انجام پروژه خود با بهترین کیفیت و قیمت مناسب یک نمونه بی نقص جهت انجام پروژه های آتی خود دارید حتی اگر دیگر تمایلی به برون سپاری هم نداشته باشید از الگویی که در اختیارتان قرار داده شده میتوانید استفاده کنید و همچنین میتوانید آموزش گام به گام نحوه انجام پروژه را از فریلنسر دریافت کنید و علاوه بر انجام پروژه خود با صرف کمترین هزینه دانش خود را در زمینه مورد نظرتان بالا ببرید.
شما می توانید با مراجعه به وب سایت های فریلنسینگ ایرانی مانند کارینگر و ارسال پروژه، منتظر پیشنهاد انجام آن توسط افراد با مهارت باشید و در وقت و هزینه خود صرفه جویی کنید. بسیاری از این پروژه ها می توانند حتی در قالب پروژه ها با دید صنعتی و کاربردی نیز تعریف شوند. در این صورت شما نه تنها پروژه و پایان نامه خود را انجام می دهید بلکه آن را به شکل کاملا عملی و محصول محور در می آورید که در آینده از مزایای آن استفاده نمایید. برخی ممکن است راضی نباشند تا کل پایان نامه یا پروژه های دانشجویی آن ها توسط دیگران انجام شوند و در عین حال توان یا زمان انجام کامل آن را نداشته باشند. در این صورت است که می توانند پروژه خود را به صورت مشاوره ای تعریف کنند یا قسمتی از کار را برون سپاری نمایند. در هر صورت فریلنسرهای ماهر در زمینه کاریتان همواره می توانند شما را در هر چه بهتر شدن کارهایتان کمک کنند.
در كشور ما مدتهاست كه صحبت از برون سپاري به شكلي جدي مطرح شده است. مطالعه برنامه هاي اخير توسعه كشور و به ويژه برنامه چهارم توسعه نشان ميدهد كه دولتمردان نيز به ضرورت توجه بيش از پيش به اين استراتژي واقف شده و در جهت كوچك سازي و كاهش تصدي گري، اين مفهوم را در دل برنامه هاي توسعه كشور جاي داده اند. رفتار بسياري از سازمانهاي كشورمان اعم از خصوصي و دولتي در سالهاي اخير نيز نشان از توجه به مقوله برون سپاري در كشورمان دارد.
در كشور ما اغلب از زاويه سازماني كه قصد برون سپاري فعاليتهاي خود را دارد به اين موضوع توجه شده است .در حالي كه مي توان از زاويه سازماني كه قصد دريافت خدمات برون سپاري شده را دارد نيز به موضوع نگاه كرد. در اين صورت با توجه به فرصتهاي موجود خدمات برون سپاري شده توسط شركتهاي منطقه اي و بين المللي در بازارهاي منطقه اي، اهميت موضوع بسيار بيشتر ميشود(طالبی و کرمی،۱۳۸۹).
واقعيت اين است كه بررسي تجربه برون سپاري در كشور ما نشان ميدهد كه علي رغم دستاوردهاي مثبت، متاسفانه به دلايلي در برخي موارد اين امر باعث بروز مشكلات و مسائلي در سطح بنگاه و همچنين در سطح كلان كشور شده و لذا اهداف از پيش تعيين شده حاصل نشده است. بسياري از دلايل را براي بروز اين مشكلات و در برخي موارد بحران حاصله، ميتوان برشمرد. سازمانها تاثير برون سپاري را روي نيروي انساني، فرايندها، روشها و ابزارها و در يك كلام ساختارها و رفتارهاي خود، آنگونه كه هست در نظر
نميگيرند و اقدام به برون سپاري ميكنند. انجام برون سپاري بدون تحليل اين مسايل، ريسك آن را افزايش ميدهد و درخيلي موارد به فاجعه تبديل ميشود. تعهد نداشتن مديريت ارشد، انتخاب نادرست فعاليتها براي برون سپاري، فقدان يك برنامه جامع و منسجم ارتباطات، دانش ضعيف در مورد متدولوژي هاي برون سپاري، شكست در تشخيص ريسك هاي كسب و كار، شكست در دستيابي به ارائه دهندگان خدمت كه حرفه اي باشند، تخصيص نيافتن مناسب ترين منابع داخلي براي پروژه برون سپاري، تهيه نكردن مناسب درخواست براي پيشنهاد (RFP)، تشخيص نادرست تاثير تفاوتهاي فرهنگي سازمانها، عدم اتخاذ يك رويكرد برد-برد در رابطه با ارائه كننده خدمت، نداشتن برنامه رسمي و مشخص نظارت، وجود محدوديتهاي محيطي در رابطه با قوانين و مقررات و به طور كلي مهيا نبودن زيرساختهاي لازم، از جمله دلايل شكست پروژه هاي برون سپاري در كشور ماست.
منبع: گروه تحقیقاتی طلوع
با توجه به مطالبی که ذکر شد، به نظر می رسد مشکلاتی در زمینه برون سپاری پروژه های سازمان به شکل سنتی وجود دارد. این در حالی است که در صورت استفاده از شیوه های نوین و آنلاین برون سپاری (به طور مثال در سایت فریلنسری کارینگر)، کارفرمایان با بررسی رزومه ها و کارهای قبلی فرد متخصص در زمینه موردنظرشان، بهترین ها را انتخاب می نمایند. همچنین می توانند از بازخوردی که کارفرماهای قبلی برای متخصصین نوشته اند بهره مند شوند. در این صورت انتخاب متخصص یا گروه متخصصین به صورت هدفمند صورت می گیرد. در ادامه و پس از برون سپاری، دسترسی آنلاین و بیشتر به این متخصصین این قابلیت را برای کارفرما فراهم می سازد تا همواره در جریان روند انجام و حتی نتایج کار قرار بگیرند. پس نهایتا پروژه به نحوی بهتر و احتمالا با هزینه پایین تر انجام می گیرد. هرچند در این شیوه برون سپاری نیز مشکلاتی مانند نبود قرارداد رسمی وجود دارد. اما تمایل متخصصین به پیشرفت و رزومه قبلی شان تا حد بسیار زیادی وجدان کاری شان را مشخص می کند و کارفرمایان می توانند به راحتی به آن ها اعتماد نمایند. حتی روش هایی مانند استفاده از پروژه های تستی نیز برای آشنایی با متخصصین و همکاری با آن ها معمول هستند.
اگر پروژه برون‌سپاري را اشتباه تعريف، انتخاب و اجرا نماييد، هم تاثير جبران ناپذير بر كار خود گذارده‌ايد و هم پيمانكاران را متضرر نموده‌ايد. براي اجراي موفق يك پروژه برون‌سپاري، نكات اصلي زير را مد نظر قرار دهيد:
محورها، اهداف و ماموريت‌هاي اصولي سازمان خود را تبيين كنيد هرچيزي غير از موارد اصولي سازمان خود و آنچه نسبت به آنها بي‌اهميت است را ميتوانيد برون‌سپاري نماييد. هسته اصلي و علت وجودي سازمان (Core Business) شما چيست؟ به چند سوال زير پاسخ دهيد.
- مزيت رقابتي سازمان شما چيست؟ يا چه چيزي در سازمان شما وجود دارد كه ديگران ندارند و مي‌تواند در تبليغ و رقابت بكار آيد.
- سازمان در پي تاسيس و عرضه چه چيزي است. متذكر مي‌شوم كه مطمئن شويد مديران ارشد و مدير عامل، در اين زمينه ها، با نتايج بدست آمده موافق هستند. در اين راه مشكلا ت زيادي داريد از جمله:
- مديراني كه مي‌خواهند از شر پروژه‌ها خلاص شوند،
- آنهايي كه دو دستي همه چيز را چسبيده‌اند،
- آنهايي كه مي‌خواهند امپراطوري خود ساخته را، تا ابد به همان شكل حفظ كنند،
- آنهايي كه از تغيير و از دست دادن مشاغل خود مي‌ترسند،
- آنهايي كه مي‌خواهند پروژه‌هاي پر درد سر و بد‌خيم را واگذار كنند و بي درد سرها را نگهدارند.
اما ممكن است كه يك مدير بخواهد كه يك پروژه حساس كه موفقيت سازمان به آن وابسته است را فقط به اين دليل برون سپاري كند كه مديري دانا براي انجام آن در اختيار ندارد. بر حذر باشيد كه قرباني دوران گذر نشويد
توليد را در نظر بگيريد. در تحليل و طراحي‌هاي خود ازدياد كيفيت و كميت توليد را مد نظر قرار دهيد. به سوالات زير بايد جواب دهيد:
- آيا لازم است كه فلان قسمت از كار را خودمان انجام دهيم؟ با چشمان باز به منابع سازماني خود نگاه كنيد. اگر از مهندسين خود سوال كنيد كه اين قسمت از كار را آيا مي توانند خودشان انجام دهند؟ هميشه مي گويند، بله! ما مهندسين هميشه اينجوري هستيم. بهتر است اينگونه سوال كنيد: چرا اين قسمت از كار براي شغل ما حياتي است؟ به عبارت ديگر: اگر بخواهيم اين كار را بهتر از ديگران انجام دهيم، آيا دانش و اطلاع كافي داريم؟ به حرف پيمانكاران درباره توانايي‌هاي خود اصلا و ابدا اعتماد نكنيد. حتما بررسي‌هاي خود را با دقت و وسواس زياد انجام دهيد. از دوستي‌ها و رو در بايستي‌هاي ايراني واعتمادهاي سنتي، جدا پرهيز كنيد. جلوي ضرر را از هر جا كه بگيريد، نفع است.
سعي و تلاش گروه خود را روي ماموريت و هسته اصلي و وجودي سازمان خود (Core Business, Core Competence) متمركز كنيد و حواشي را به ديگران بسپاريد. سازمان را تخصصي كنيد. به سازمان تفهيم كنيد كه وظيفه اصلي و محوري آنها چيست و هر چه بيرون از آن است را، اگر برون سپاري نماييد، مي توان هزينه‌ها را كم كرد و ميزان توليد را بالا برد. حول محوري كه خودتان تخصص داريد كار كنيد و اجازه دهيد كه ديگران نيز حول تخصصي كه دارند براي شما كار كنند.
هيچوقت گول صرفه‌جويي در قيمت‌ها را نخوريد. متاسفانه بسياري از پروژه‌ها فقط براي تقليل قيمت برون سپاري مي‌شوند و رشد توليد و كيفيت مد نظر قرار نمي‌گيرد. كارمندان از تخصصي شدن كارها به دليل محدود شدن تخصص‌هايشان هراس دارند. تخصصي شدن و عميق‌تر دانستن يك رشته، باعث با ارزش‌تر شدن افراد ميشود. اما اگر رشته‌ايي بي استفاده شود، متخصص‌هاي آن نيز بيكار مي‌شوند يا به سختي كاري جديد پيدا ميكنند. اين مشكل تا حدي بد‌خيم بوده و راه حلي ساده براي آن وجود ندارد. در آينده طي مقاله‌ايي به راه‌هاي روبرو شدن با آن مي‌پردازيم.
4 - رابطه دراز مدت با پيمانكارانِ كاملا متخصص بر قرار كرده و آنرا حفظ كنيد. اگر متقاعد شديد كه برون سپاري عاقلانه و با منفعت است، حركت بعدي شما، برقراري و حفظ يك رابطه تجاري و همكاري دراز مدت است. شما بايد به دنبال يك پيمانكار يا شخص سوم مناسب باشيد. اين موضوع بسيار حياتي است. موارد زير را در هنگام جستجو و انتخاب مد نظر قرار دهيد:
- پيمانكاري انتخاب نماييد كه بتوانيد با او روابط نزديك و دوستانه هم برقرار كنيد. اين كار باعث ميشود كه روابط اعضاي تيم شما با پيمانكار، محكم و با دوام شود.
- نزديكي جغرافيايي آيا براي موضوع پروژه مهم است؟
- فرهنگ و رسوم پيمانكار چيست؟ آيا تاثيري بر عوامل ديگر ندارد؟
همه قبول داريم كه يكي از مهمترين موضوعات، كيفيت است. اگر هيچ چيز از اين مقاله را به خاطر نسپارديد، اين يكي را حفظ كنيد: شما وقتي مي توانيد كيفيت پروژه نهايي خود را ارتقا بخشيد كه يك رابطه سالم و دو طرفه با پيمانكاري برقرار كنيد كه در قسمتي از كار شما متخصص است كه شما به آن قسمت احتياج داريد و آن قسمت، ماموريت و محور كار شما و يا جزيي از آن نيست.
مشكلات كار اين است كه افراد غالبا با پيمانكاران ديگر نمي‌توانند جور شوند، يا افراط ميكنند و يا تفريط. نظارت كاملي روي اين قضيه داشته باشيد. يك رابطه خوب وقتي برقرار ميشود كه هر دو طرف از آن منتفع و متنعم شوند.
اگر موفق عمل كنيد، بايد توليد بالا رفته، هزينه كلي پايين بيايد و كيفيت بالا برود. شايع‌ترين استدلال غلط در تقليل هزينه‌ها اينست كه تنها راه كم كردن هزينه توليد، يافتن نيروي ارزان قيمت‌تر است. ما مي‌توانيم سراسر ايران و جهان را براي يافتن نيروي ارزان قيمت بگرديم و بالاخره ارزان‌ترين را بيابيم، ولي به اين آمار نيز توجه نماييد كه حدود 80 درصد از وقت توليد كنندگان نرم افزار صرف يافتن و رفع خطاي برنامه‌ها ميشود:
بنابراين اگر كاري كنيم كه خطا كمتر اتفاق بيافتد، توليد را بالا برده‌ايم و از تبعات جبران‌پذير، هزينه‌بر و جبران ناپذير آن كه حداقل آن، از دست دادن اعتبار كاري است، احتراز كرده‌ايم. مشكلات اين موضوع اين است كه تقريبا، تا كم شدن خطاها را نبينيم، باور نمي كنيم كه توليد رشد مي‌كند. فشارهاي كاري ، عجله كارفرماي ايراني، رقابت ناسالم، پيشنهادات نسنجيده و خام با قيمت پايين و بسياري ديگر، از آفت‌هاي كار است.
حال كه پيمانكار خود را انتخاب كرديد، نوبت به طي مراحل بعدي مي‌رسد. در ادامه راه، موارد زير را نيز در كنترل پروژه دقيق و با وسواس خود، مد نظر قرار دهيد:
1-- پيمانكار وقت كافي براي شما صرف نمي‌كند. بعضي از پيمانكاران عادت دارند كه بيش از ظرفيت خود كار بردارند. به قول خودشان چند كار را زخمي كرده و در نتيجه، كار شما را با تاخير زياد انجام مي‌دهند. اين عمل باعث بيكار شدن شما و پروژه‌هاي ديگر ميشود.
2 -- پيمانكار، خواسته شما و موضوع قرار داد را درك نكرده است ولي مي‌گويد كه فهميده‌ام، اما اينطور نيست. در نهايت فكر مي‌كند كه يك كار خوب براي شما انجام داده، اما واقعيت غير از اين است. عاقبت كار نيز واضح است.
3- پيمانكار مطابق استانداردهاي شما كار نمي‌كند. مي‌گويد ايزو 9000 و تيك‌ايت هم دارد، اما نتيجه كار، برنامه‌هايي پر از خطا و ناموزون است كه با بقيه سامانه‌هاي شما جمع نمي‌شود. توجه داشته باشيد، كيفيت كالا و توليد، با كيفيت مديريت توليد فرق زيادي دارد.
در انتها بد نيست كه به روند بعضي از بانك‌هاي ايران نيز توجه نماييم. بانك ملي، تقريبا در تمام زمينه‌هاي فن آوري اطلاعات خود، كارها را به شركت سداد واگذار كرده و فقط چند مدير و كارشناس براي نظارت بر پيمانها دارد. بانك صادرات، سخت افزار و نرم‌افزار سامانه‌هاي متمركز و كارت پرداخت خود را به شركت خدمات انفورماتيك و نگهداري سخت افزار و موارد ديگر را به شركت ماشينهاي اداري خوارزمي، شركت داده پردازي خوارزمي و ديگران واگذار كرده و مقداري را نزد خود نگهداشته است. بانك ملت، توليد و توسعه نرم افزارهاي خود را به شركت بهسازان ملت و پيمانكاران ديگر واگذار كرده و خود نگهداري مقداري از سامانه‌هاي قديمي را انجام ميدهد. نگهداري سخت افزار نيز بر عهده ديگر ندگان مانند ايران ارقام و پويا است. بانك سامان، عمده كارهاي خود را به شركت كيش‌ور محول كرده است.
ذكر اين نكته نيز خالي از فايده نمي‌باشد كه مديران متفكر امريكايي، برون سپاري در حد ملي و جهاني را در دراز مدت به نفع اقتصاد امريكا و سردمداري آن ميدانند، حتي اگر در كوتاه مدت و به ظاهر چنين نباشد. واقعيت اينست كه صنعت نرم افزار در سال 2000 مانند صنعت خودرو سازي در سال 1960 است. تخصصي و ماجولار كردن پروژه‌ها براي كاهش هزينه، ازدياد كيفيت، رشد توليد و زنده ماندن در رقابت، اجتناب ناپذير است
منبع: هفتمین کنفرانس بین المللی لجستیک و مدیریت زنجیره تامین
این روزها، همه‌ی ما حداقل ازلحاظ تئوریک، از مزایا و حتی لزوم برونسپاری (Outsourcing) آگاهیم. برونسپاری در بسیاری از سازمان‌های امروزی (غربی، شرقی یا ایرانی) از امری غیرعادی و عجیب، به فعالیتی متداول تبدیل شده است. کمی تفکر در این واژه، ما را به بررسی و مطالعه مفاهیمی چون ساختارهای سازمانی، بنگاه‌های دولتی و خصوصی، بازاریابی رقابتی و انحصاری، ایجاد ارزش افزوده بیشتر، کاهش هزینه و افزایش سودآوری، پروژه و مدیریت آن، مدیریت مخاطرات، چابکی و انعطاف‌پذیری، نفوذ به بازارهای جدید و بسیاری ابزار و دانش‌های تخصصی دیگر سوق میدهد.
برونسپاری به عنوان یک روش واگذاری بخشی از کارها به خارج از سازمان یا داخل سازمان و یا برون سپاری به فریلنسر ها به صورت پیمانکاری مطرح است. مانند هر روش دیگری همان طور که میتواند مفید باشد، اگر دارای شرایط و استانداردهای تعریف شده و شفافی نباشد ممکن است ضرر و زیان‌های بسیاری را به همراه داشته باشد.
امروزه بسیاری از شرکت‌ها با تمرکز بر یک تخصص یا مهارت ویژه فقط و فقط برای ارائه خدمات به مجموعه‌ای بیرون از خود فعالیت میکنند. تحقیقات نشان میدهد منافع حاصل از برونسپاری برای بسیاری از شرکت‌ها زیاد بوده و مهمترین آنها صرفه‌جویی در وقت و هزینه و ارتقای کیفیت و آزادسازی منابع داخلی به منظور استفاده بهینه از آنها است.
همه‌ی کسب‌وکارها صرف‌نظر از بزرگی یا کوچکی آنها و همچنین کارآفرینانی که به‌تنهایی شرکتششان را اداره میکنند، از رویکرد برونسپاری استفاده میکنند تا حجم کاری بیشتری تکمیل کنند یا کارهایی انجام دهند که نیازمند مهارت‌های دسترس‌ناپذیر در سازمان است. برخی از این کارها عبارت‌اند از:
با حضور در رسانه‌های اجتماعی، امکان رشد برند خود را فراهم و با مخاطبان تماس برقرار میکنید و بدون نیاز به استراتژی‌های پرهزینه، مشتریان بالقوه‌ی بیشتری پیدا میکنید. میتوانید آماده‌سازی و برنامه‌ریزی پست‌های رسانه‌های اجتماعی را به دستیاران مجازی یا فریلنسرها بسپارید. آنها براساس داده‌های عملکردی، به شما گزارش و توصیه‌های کارآمدی ارائه میکنند و نیز شما را با روندهای مصرف‌کنندگان فعلی و اطلاعات پلتفرم‌های اجتماعی به‌روز نگه می‌دارند.
بسیاری از رهبران کسب‌وکار برنامه‌های مرتبط‌با رسانه‌های اجتماعی را دستِ‌کم می‌گیرند؛ زیرا اهمیت و اولویت وظایفی نظیر حسابداری و توسعه‌ی محصول یا را بیشتر ارزیابی میکنند. برونسپاری توابع و عملیات رسانه‌های اجتماعی باعث میشود کسب‌وکارتان در این حوزه نیز از رقیبان عقب نماند.
آزادکاران میتوانند تحقیقات ساده‌ای برای جوانب مختلف کسب‌وکارتان انجام دهند؛ نظیر شناسایی مشتریان بالقوه و پیداکردن رویدادهای صنعتی که باید در آنها حضور داشته باشید یا جمع‌آوری اطلاعات بازار.
فرایند تحقیقاتی بازار معمولا خسته‌کننده و وقت‌گیر است. اگر کارآفرین شخصا در زمینه‌ی تحقیقات بازار اقدام کند، بخش درخورتوجهی از زمان و انرژی خود را برای متمرکزشدن روی کسب‌وکار ازدست میدهد.
یکی دیگر از فعالیت‌های زمانبر که تأثیر زیادی در حضور آنلاین شرکت دارد، محتوایی است که در وبلاگ یا وبسایت شرکت منتشر میشود. کسب‌وکارهایی که می‌خواهند ارزش فراوانی برای مشتریان بالقوه‌ی خود ایجاد کنند، باید روی پست‌های منظم وبلاگ و مقاله‌ها و اینفوگرافیک‌هایی سرمایه‌گذاری کنند که منتشر میکنند.
اگر نمی‌خواهید تیم اختصاصی برای تولید محتوا درون شرکت داشته باشید، میتوانید این وظایف را به آزادکاران بسپارید. توابع SEO و SEM نیز میتوانند برونسپاری شوند.
یکی از نخستین کارهایی که برونسپاری آن رایج شد، حسابداری و امور مالی بود. در‌حال‌حاضر، بسیاری از شرکت‌ها نه‌تنها حسابداری، بلکه کل دپارتمان مالی‌شان را به آژانس‌های خارج شرکت برونسپاری میکنند؛ زیرا آژانس یا مشاور خارجی مجرب و معتبر، تخصص بیشتری در فعالیت‌های استراتژیک نظیر بودجه‌بندی و پیش‌بینی‌ها و نظارت‌های داخلی دارد. طبق آمار، بیشترین خدماتی که در حوزه‌ی حسابداری برونسپاری میشود، حسابداری حقوق و دستمزد و حساب‌های پرداختی و دریافتی هستند.
دستیار شخصی مجازی میتواند تمام وظایف روزانه روزمره‌ی شما، ازجمله زمانبندی ملاقات‌ها و پاسخ‌دادن به تماس‌ها یا رزرو بلیت پرواز را انجام دهد. اگر کارآفرین یا مدیری پرمشغله هستید، با کمک دستیار شخصی فرصت بیشتری پیدا میکنید تا تعادل کار و زندگی خود را برقرار و فهرست وظایف حرفه‌ای خود را مؤثرتر تکمیل کنید.
خدمات مشتری نیز یکی دیگر از کارهایی است که از مدت‌ها پیش، برونسپاری آن امری عادی تلقی میشود. زمانیکه کسب‌وکار رشد میکند، به نمایندگی‌های بیشتر و ارتباط با مشتریان بیشتر و حل مسائل بیشتری نیاز پیدا میکند. اگر بخواهید همه‌ی این وظایف را با تیم داخلی شرکت پیش ببرید، مجبور می‌شوید هزینه‌های عملیاتی فراوانی بپردازید. با برونسپاری بخش خدمات مشتری به آژانس‌های حرفه‌ای، هم در هزینه‌ها صرفه‌جویی میکنید و هم مشتریان را راضی نگه می‌دارید.
تقریبا نیمی از کسب‌وکارهای سراسر جهان بخش مدیریت منابع انسانی خود را برونسپاری میکنند.
آژانس‌هایی که خدمات فرایند استخدام را ارائه میکنند، به استارتاپ‌ها کمک میکنند نیروی موردنیاز خود را بیابند و حفظ کنند. البته بسته به نوع کسب‌وکاری که اداره میکنید، میتوانید فرایندهای مختلف نیروی کار را برونسپاری کنید.
برای بسیاری از شرکت ها، پریدن داخل استخری از استعدادهای ملی و بین المللی، کلید گشایش دسترسی به بهترین استعداد و رشد دادن آن ها در راستای هرچه بهتر شدن کسب و کارشان می باشد. این استخر پر از استعداد جامعه فریلنسرها است که بهره گیری از آن ها در کنار نیروهای دائم شرکت به تقویت تیم کاری کمک می کند. ممکن است قبلا در کارهایتان از فریلنسرها (دورکارها) استفاده کرده اید ولی این را بدانید که هنوز پتانسیل ویژه ای که آن ها دارند را به خوبی کشف نکرده اید. استفاده از فریلنسرها در مقیاس بزرگ تر، کاری است که شرکت های خلاق انجام می دهند تا با استفاده از تیم های دورکار به رشد و توسعه سریع تر و کم هزینه تر برسند.
مزایای بهره مندی از سیستم فریلنس در سطح شرکت های نسبتا بزرگ و بزرگ:
در واقع استفاده از سیستم های فریلنسینگ به کارفرما اجازه می دهد، بین هزاران فریلنسر با مهارت ها و دستمزد های مختلف، بهترین گزینه را با توجه به ملاک ها و بودجه ی خود انتخاب نماید. به دلیل رقابتی که بین فریلنسرها برای تصاحب کار در این سیستم وجود دارد، امکان شکسته شدن قیمت ها و انجام پروژه با هزینه کمتر نیز وجود دارد.
دیگر نیازی نیست کارفرما، کارمندان بی شماری بگیرد و ماهیانه ای ثابت پرداخت کند تا اگر در بخشی از کار مشکلی پیش آمد آن ها بتوانند آن را حل کنند. بلکه می تواند در صورت لزوم و به صورت پروژه ای فرد یا گروهی از متخصصین را به خدمت بگیرد و تنها در ازای انجام کار به آن ها پرداخت داشته باشد. استفاده از برونسپاری به کارفرما کمک می کند تا توان خود را روی مسائل مهمتر در کسب و کارش متمرکز کند و بخش های فرعی را از طریق هزاران نیروی متخصص داخلی یا خارجی انجام دهد.
مشکلات و معایب استفاده از سیستم فریلنسینگ برای کارفرمایان:
مشکلاتی نیز ممکن است برای کارفرمایان در استفاده از سیستم فریلنسینگ پیش بیاید که به دو مورد آن اشاره شده است.
حتما مزایا و معایب استفاده از سیستم فریلنس را مطالعه کنید و قبل از برون سپاری پروژه هایتان به همه نکات استخدام فریلنسر ها توجه نمایید.
بسیاری از صنایع در ایالات متحده آمریکا با کمبود مهارت مواجه شده اند و کسب و کارها به دنبال یافتن استعداد مورد نیاز خود در زمان لازم هستند. برای مثال، اداره آمار کار آمریکا تخمین می زند که تا سال 2020 تعداد 1.4 میلیون شغل توسعه نرم افزار وجود خواهد داشت که افرادی برای استخدام در این شغل ها پیدا نخواهد شد. شرکت های آمریکایی با به کارگیری فریلنسرها به عنوان 35% از نیروی کار خود، استخدام سنتی را کنار گذاشته و تیم های انعطاف پذیر می سازند.
طبق گزارش موسسه تحقیقاتی مستقل که به سفارش سایت فریلنسینگ Upwork که یکی از بزرگترین سایت های خارجی برا فریلنسرهاست، بررسی بیش از 1000 مدیر استخدام آمریکایی نشان می دهد که چگونه کسب و کارهای جدید در حال وفق دادن خود برای تغییر شیوه به کارگیری نیروی کار مورد نیاز خود هستند. مدل های سنتی استخدام، دیگر پاسخگوی چابکی کسب و کارها برای رفع نیاز کاری نیست.
با توجه به پیشرفت تکنولوژی و امکان ارتباطات گسترده و فراهم شدن بسترهای لازم، مسلماً ایران نیز به سمت مدل نیروی کار مشابه خواهد رفت. شرکت ها دیگر نیاز به نیروی کار دائم ندارند و به افرادی با مهارت های متفاوت در زمان های مختلف نیازمند هستند. هم چنین با ایجاد امکان ساخت تیم، کارفرمایان شرکت ها می توانند به استخدام ماهرترین افراد در زمینه مورد نظر خود بپردازند و در حین انجام بر کار آن ها نظارت داشته باشند. با این روش، دیگر نیازی به هزینه های اضافی برای استخدام یک کارمند تمام وقت که ممکن است تمام مهارت های مورد نیاز را نداشته باشد، از بین خواهد رفت.
برای استخدام ماهرترین فریلنسر ها می توانید به سایت های فریلنسینگ داخلی مانند کارینگر مراجعه کنید و با ثبت پروژه تان در این سایت منتظر پیشنهادات انجام از طرف فریلنسرها باشید. بهترین فریلنسر را با مشاهده لیست مهارت ها، پروژه های قبلی، نظرات کارفرمایان قبلی و با توجه به قیمت و زمان پیشنهادی شان برای انجام پروژه انتخاب کنید و از نظر پرداخت نگرانی نداشته باشید؛ سیستم پرداخت امن کارینگر پس از رضایت کامل شما، هزینه انجام پروژه را برای فریلنسر آزاد می کند.
هرچند برونسپاری به عنوان یک ابزار کارآمد برای توسعه کسب و کار در جهان شناخته میشود، اما این کار چالش‌هایی دارد که در این گزارش به بررسی برخی از این چالش‌ها پرداخته میشود. برون سپاری را به سادگی می توان تحت عنوان تنظیم یک قرارداد با یک سازمان خارجی برای پذیرش مسئولیت اولیه ارائه فرایندهای تجاری تعریف کرد. برون سپاری تجاری تبدیل به یک روش رو به رشد در بازارهای به شدت رقابتی امروز شده است. هر چند مزایای زیادی برای برونسپاری عنوان شده است اما در صورتی که دراستفاده از این ابزار قدرتمند دقت و تأمل کافی صورت نگیرد، نه تنها هیچ یک از منافع مورد انتظار حاصل نمی شود بلکه آسیب‌ها و خسارات جبران ناپذیری بر منافع سازمان وارد می شود. در تصمیمات برونسپاری در کنار مسائل راهبردی، ارزیابی مالی، ابعاد کارایی و ریسک در ارتباط با کیفیت کار پیمانکار، قابلیت اطمینان زمان‌های تحویل نیز باید مد نظر قرار گیرد. در چنین شرایطی یک تصمیم اشتباه می تواند منجر به صرف هزینه های بیشتر، از دست دادن فرصت‌ها، مشتریان و سهم بازار یا حتی زوال کل شرکت شود.
یکی از آسیب‌های برونسپاری از دست دادن کنترل مدیریتی است. زمانی که شما یک قرارداد را امضاء میکنید، شخص یا شرکت دیگری را برای مدیریت کار برمی‌گزینید. از آنجایی که ممکن است استانداردها و اهداف دو شرکت با هم متفاوت باشد، آنگاه ممکن است در روند کار مشکل ایجاد شود.
هزینه‌های پنهان، آفت دیگر برونسپاری است. با واگذاری کار به شخص ثالث، شما عهده‌دار هزینه‌های مندرج در قرارداد هستند. همچنین باید هزینه مشاور یا وکیل برای تایید متن قرارداد را نیز پرداخت کنید. از آنجایی که شرکتهای پیمانکار در نگارش قرارداد خبره هستند (چون بسیار با این نوع قراردادهای برونسپاری سر و کار دارند) بنابراین شما باید دقت زیادی در متن قرار داشته باشید.
درز کردن اطلاعات حیاتی شرکت از دیگر مشکلات برونسپاری است. اگر در برونسپاری، شرکت پیمانکار به اطلاعات حیاتی شما دسترسی پیدا میکند باید این موضوع را جدی بگیرید. سوابق شرکت پیمانکار را بررسی کنید و برای حفظ اطلاعات شرکت، بندها و جریمه‌هایی را در قرارداد درج کنید.
معمولا شرکتهای پیمانکار به دنبال کسب سود بیشتر هستند. اگر قرارداد ثابت باشد، آنگاه سود شرکتهای پیمانکار در کاهش هزینه‌هایشان است. بنابراین آنها با کمترین انرژی و هزینه کار را انجام میدهد و تنها به قدری هزینه میکنند که بندهای قرارداد تامین شود. بنابراین با برونسپاری ممکن است کیفیت کار شما دستخوش تغییر شود.
یکی از نتایج منفی برون سپاری بیکار شدن کارکنان می باشد. در واقع سازمان ها با برون سپاری فعالیت های خود و کاهش هزینه ها به صادرات شغل ها و فعالیت های سازمان پرداخته و این امر منجر به افزایش بیکاری و کاهش سطح استاندارد زندگی کارمندان خواهد شد. اگر چه طبق تئوری های اقتصادی، برون سپاری در بلند مدت منجر به کاهش تولید و میزان استخدام کارکنان نمی شود اما در کوتاه مدت این امر اتفاق می افتد.
خطر به وجود آمدن یک رقیب تازه برای سازمان یا شرکت شما نیز از دیگر چالش‌های برونسپاری است.
پس عناوین چالش ها و محدودیت های برون سپاری را می توان به شکل زیر برشمرد:
چه کارهایی را میتوان برونسپاری کرد؟
اگر شما از صاحبان کسب و کار یا مسئول منابع انسانی شرکت هستید، ممکن است برای رفع نیازهای فنی، بازاریابی و هر نیاز دیگری اقدام به برون سپاری می کنید. با شرکت های دیگر همکاری می کنید و انجام برخی پروژه هایتان را به آن ها می سپارید. هم چنین بعید نیست که کلمه فریلنسینگ یا آزادکاری نیز به گوشتان خورده باشد و بدانید که می توان انجام برخی از مسئولیت ها را از راه دور و با بسترهای مناسب به فریلنسرها سپرد. امروزه بیشتر کسب و کارها تحت تاثیر فناوری و اینترنت از شکل سنتی خود خارج شده و سبک جدیدی را به خود گرفته‌اند. اصطلاحاتی از قبیل فریلنسینگ ، دورکاری ، برون سپاری پروژه و غیره که این روزها بیشتر شنیده میشود همگی حکایت از روش جدید استخدام ، انجام کار و کاریابی دارند ، که باعث شده تا دو عامل محدودیت مکانی و زمانی در انجام پروژه‌ها برداشته شود. حال سوال این است که کدام یک شیوه بهتری است، این که از شرکت های ارائه کننده خدمات برای واگذاری و برون سپاری استفاده کرد یا از فریلنسرها یا تیم های فریلنسری با مهارت مورد نیاز شما؟
این سوال، از متداول ترین سوالات شرکت های نیازمند نیروی انسانی مضاعف می باشد. این تصمیم باید در راستای اهداف سازمان، استراتژی شرکت و ارزش های آن باشد. هزینه ها، امنیت کاری و امکان پذیری طولانی مدت آن باید به دقت بررسی شود تا بهترین گزینه در دسترس مشخص شود. چندین سال است که استفاده از نیروهای فریلنسر یا آزادکار (دورکار) در جهان بسیار متداول شده و شرکت های بسیار بزرگی اقدام به این کار می کنند. برای مثال سایت های فریلنسری Freelancer و Upwork فرآیند استخدام نیروی مجازی یا از راه دور را امکان پذیر ساخته اند.
هر کدام از سایت ها رویکرد خود را دارند، ولی در مجموع همه آن ها به شما این امکان را می دهند تا کار خود را به انجام برسانید. معمولاً شیوه کار به این صورت است که شما پروژه مورد نظر خود را در سایت قرار می دهید، مجری ها یا فریلنسرها روی آن پیشنهاد قیمت می دهند، سوابق کاری قبلی، امتیازات افراد و قیمت پیشنهادی شان را کاملا بررسی می کنید. در صورت نیاز با آنها گفت و گو می کنید و با بهترین شان به توافق می رسید. هزینه مورد توافق در سایت بلوکه می شود و تا رضایت کامل تان از چیزی که می خواستید، برای فریلنسر آزاد نمی شود. بهترین سایت های برون سپاری پروژه در سال 2019:
طبق گفته سایت Freelancer.com، برون سپاری آنلاین باعث مسئولیت پذیرتر شدن مجریان می شود. در آمریکا، 54% نیروی کار سنتی به صورت خواب آلود و سطحی کار می کنند و 18% به خرابکاری کارهای بقیه کارمندان می پردازند. زمانی که کارمند سنتی استخدام می کنید، نمی توانید از حسن انجام کار آن چنان که باید و شاید اطمینان پیدا کنید، اما در فضای مجازی با بسترهای لازم، عملکرد فرد تضمین می شود. علت بعدی، انعطاف پذیری و باز بودن دستتان در به کارگیری آن ها در زمان نیاز می باشد. در حالی که در استخدام کارمند، شما هزینه زمان های تلف شده و غیر مفید آن ها را نیز می پردازید. ممکن است در دوره ای پروژه های شما در تخصص وی نباشد که در این حالت یا باید فرد جدیدی را استخدام کنید، یا با همان فرد کار موردنظر را بدون کیفیت انجام دهید و یا وی را حداقل برای مدتی برکنار کنید. با برون سپاری آنلاین در کارینگر به افراد با مهارت بالا و هزینه پایین تر دست پیدا خواهید کرد.
درحالیکه بسیاری از مدیران و تجارت‌مردان، عدم نظارت مدیریتی را از مهمترین دلیل برای جذب نکردن کارمندان دورکار می‌دانند، آمار دورکاری در سال ۲۰۱۹ نشان میدهد مزیت‌های این کار از معایبش بیشتر است. این‌ها هفت مزیت کلیدی جذب کارمندان دورکار هستند:
برای بیشتر کارمندان، برقراری ارتباط از خانه امری ساده است. دیگر لازم نیست که برای برقراری ارتباطی ساده با اعضای اداره، یک متخصص IT صدا کنید که تجهیزات گران‌قیمت در خانه‌تان نصب کند. الان تنها چیزی که نیاز است، یک وبکم مناسب و اینترنت پرسرعت است تا شما امکانات ارتباطی یک اداره استاندارد را دارا باشید.
در واقع، بنابر پژوهشی که توسط ConnectSolutions انجام شده‌است، «۸۰ درصد کارمندان دورکار ارتباط بهتری با همکارانشان برقرار میکنند، خصوصاً زمانی که کارهایی که از دور انجام میدهند توسط ارتباط‌های یکپارچه پشتیبانی شده باشد.» فناوری ویدئو کنفرانس این قابلیت را به ما داده تا با تجهیزات ویدئو کنفرانس و نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس مختلف به سادگیِ یک تماس تلفنی، با دیگران ارتباط برقرار کنیم.
ممکن است احساس کنید که این دور از عقل است که کارمندان دورکار درواقع از همتایان دفتری خود بهره‌وری بیشتری داشته باشند. در پژوهش اخیر Global Workplace Analytics عنوان شده که ۵۳ درصد کارمندان دورکار به اضافه‌کار علاقه نشان‌داده‌اند، درصورتیکه تنها ۲۸ درصد آنهایی که در دفتر کار میکنند اینطور بوده‌اند. وقتی شخصی در خانه‌اش کار میکند، از حواس‌پرتی‌های روزانه که در اداره اتفاق می‌افتند، به دور است؛ درخواست‌های ملاقات بی‌وقت سرشان ریخته نمیشود یا گیر مکالمات بی‌فایده‌ی همکارانشان نمی‌افتند. به‌جای این‌ها، بدون اختلال، کارشان را به موقع انجام میدهند.
همچنین، برای همه‌ی افراد ساعت ۹ تا ۵ بهترین ساعت بهره‌وریشان نیست. تعدادی از اعضای گروهتان ممکن است شب‌زنده‌دار باشند و بعد از غروب خورشید بهتر کار کنند. تعدادی دیگر هم ممکن است اصلاً قبل از طلوع خورشید کارشان را بهتر انجام دهند. ولی این حقیقت هم هست که همه‌ی کارمندان این آزادی جدید را راهی برای بهره‌وری بیشتر نمی‌بینند. افرادی هم خواهند بود که ضعیف‌تر کار خواهند کرد. بنابراین یکی از مهمترین توانایی‌ها این است که در استخدام افراد به توانایی‌های دورکاری آنها توجه کنید. برای اطلاعات بیشتر توصیه می‌کنیم تا مطلب ۴ نکته قابل توجه برای استخدام افراد دورکار را مطالعه نمایید.
ملک‌داشتن یا نداشتن مشخص‌ترین راه پس‌انداز برای شرکت‌هاست. بنابر مقاله‌ای در Sqwiggle.com، «پژوهشی که با پشتیبانی شرکت همکاری نرم‌افزاری PGi انجام شده، نشان‌داده که با دورکاری تمام‌وقت، شرکت‌ها مي‌توانند به‌ازای هر کارمند، سالانه ۱۰,۰۰۰ دلار هزینه‌ای که خرج جا و مکان می‌شده را صرفه‌جویی کنند. این را درمورد یک تیم ۲۰ نفره درنظر بگیرید و می‌فهمید که بحث هزینه‌ی بسیار زیادی مطرح است.»
همچنین، برای داشتن مکان، خرج‌های دیگری هم برای کارمندان وجود دارد. مواردی مانند تجهیزات دفتری، مبلمان، و پول برق هم هزینه زیادی دارند که ميتوان آنها را کاهش داد. در آخر، استخدام کارمندان دورکار باعث کاهش غیبت کارکنان میشود. (افراد به دلایلی مانند بیماری، ترافیک یا خواب ماندن غیبت و تأخیر می‌خورند) به گفته Global Workplace Analytics غیبت‌های برنامه‌ریزی نشده‌ای مانند این‌ها، میتواند تا ۱۸۰۰ دلار سالانه به‌ازای هر کارمند برای کسب و کارها هزینه داشته باشد.
باید قبول کنیم که رفت‌وآمدهای طولانی اعصاب خورد کنند -که حرف جدیدی نیست. اما آیا میدانید که رفت‌وآمدهای طولانی، برای زندگی شخصی کارمندانتان نامناسب است؟ پژوهشگران سوئدی کشف کرده‌اند که مسیرهای طولانی‌تر از ۴۵ دقیقه‌ای که تنها یکی از زن یا شوهر داشته باشد، ۴۰ درصد احتمال طلاق زوج را بیشتر مي‌کند. همچنین، رفتوآمد با افزایش وزن، استرس، احساس تنهایی هم مرتبط است و کاملاً مصیبت حساب میشود. کارمندان خوشحال‌تر، بازده بیشتری هم دارند. برای همین است که استخدام کارمندان دورکار نهایتاً به سودتان تمام خواهد شد.
شرکت‌ها در پس‌انداز کردن تنها نیستند. قیمت بنزین و همینطور قیمت حمل‌ونقل عمومی درحال افزایش است. نه تنها افراد به‌خاطر رفتوآمد افسرده می‌شوند، که ورشکست هم می‌شوند. بنابر ارزشیابی ConnectSolutions، کارمندان دورکار به‌طور میانگین، سالانه حدود ۴۶۰۰ دلار با کار کردن در خانه، پس‌انداز میکنند؛ که معادل چندماه اجاره‌خانه آن‌هاست.
وقتی که افرادی را استخدام میکنید که باید سر کار بیایند، دارید استعدادهای در دسترستان را محدود به موقعیت جغرافیایی‌تان میکنید. خارج از محدوده‌ی شما، دنیایی از افراد بسیار با استعداد وجود دارد. استارت‌آپی در تهران راه بیندازید و توسعه‌دهندگان دورکاری از اصفهان و شیراز استخدام کنید.
آیا میدانید که جایگزینی کارمندان چقدر هزینه دارد؟ تخمین زده میشود که جایگزینی کارمندی که سالانه ۵۰,۰۰۰ دلار درآمد دارد، ۲۰ درصد حقوقش برای شرکتتان خرج برمی‌دارد. مشاغلی که آموزش بیشتری نیاز دارند حتی هزینه‌ی جایگزینی بیشتری می‌طلبند. با این اوصاف، شرکت‌ها دورکاری را امتیازی برای نگه‌داشتن کارمندان خوبشان می‌دانند. ۹۵ درصد کارفرماها می‌گویند که دورکاری تأثیر به‌سزایی روی حفظ کارمندان داشته. با توجه به اینکه دو سوم کارمندان می‌گویند حاضرند برای راحتی رفتوآمد، کار جدید پیدا کنند، حرف کارفرماها عجیب نیست.
واقعیت این است که استخدام کارمندان دورکار مناسب همه‌ی شرکت‌ها نیست. شما باید به کارمندانتان اعتماد داشته باشد. باید حرفه‌تان طوری باشد که نیازی به کارِ دستی نداشته باشید؛ و اینکه باید از بسیاری از شیوه‌های مدیریتی‌ای که تجارتتان را به اینجا رسانده‌اند گذر کنید. اگر بتوانید این مسائل را روی شرکتتان اعمال کنید، استخدام کارمندان دورکار شاید تجارتتان را از مزیتی رقابتی برخوردار کند.
منبع: یوکن
دورکاری یک نوع مدیریت جدید در کشور محسوب و در این طرح یک ارتباط جدید بین کار و کارمند با مدیر اجرا می شود؛ به طوریکه کارمند به جای اینکه در اداره حاضر شود و کار را انجام دهد، کاری که برایش تعریف شده را در خانه انجام می دهد و مدیر به جای اینکه کارمند را در اداره نظارت کند، این کنترل از طریق فرایند های الکترونیکی از داخل خانه انجام می شود.
مطالعات زیادی نشان داده اند که دورکاری نقش مهمی در کسب و کارهای آینده دارد. در نظرسنجی ای که در مدرسه عالی تجارت لندن بر روی 600 مدیر اجرایی و کارآفرین صورت گرفت، 34 درصد این طور عنوان کردند که تا سال 2020 بیش از 50 درصد کارمندان شان به صورت دورکاری با آنها همکاری خواهند داشت و 25 درصد گفتند که حداقل 75 درصد از کارمندان شان در دفاتر کاری سنتی حضور نخواهند داشت.
صاحبنظران بر این باورند که، دورکاری مزایای بسیاری دارد، در حال حاضر و براساس سیستم موجود کارکنان دولت باید راس ساعت خاصی در محل کار خود حاضر شوند و راس ساعت خاصی نیز به منازل خود بازگردند که این رویه علاوه بر هزینه های بالا وقت افراد را نیز هدر می دهد.
در دنیای پیشرفته امروز دورکاری یکی از روش های مدرن کار کردن است و با توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات و فراگیرشدن امکانات بسیاری از جمله اینترنت پرسرعت و ارزان، تلفن همراه، تله کنفرانس، رایانه های پرقدرت شخصی و شبکه های بی سیم، به سرعت در حال توسعه و گسترش است.
چرا این مدیران بزرگ تا این حد نسبت به آینده دورکاری خوش بین هستند؟
پژوهش ها مزایای زیادی را برای این نوع کار نشان داده اند که از جمله می توان به افزایش کارایی، خلاقیت و حتی سطح سلامتی کارمندان اشاره کرد. اگرچه این جریان خوبی به نظر می رسد، اما شما به عنوان یک رهبر و مالک کسب و کار نمی توانید یک روز از خواب بیدار شوید و تصمیم بگیرید که همه کارمندانتان را به خانه بفرستید تا در آنجا کاری کنند! این تصمیمی است که نیازمند ارزیابی دقیق شرایط فعلی کسب و کار، محیط کاری و پیامدهایی است که ممکن است رخ دهند. چطور می توانید مطمئن شوید که شرکت تان آماده دورکاری است؟
باید به دنبال نشانه هایی در کارمندان و شرایط و محیط کاری تان بگردید.
1. رقبای شما مدت هاست که دورکاری را انتخاب کرده اند.
اگرچه تقلید کورکورانه از فعالیت های رقبا همیشه توصیه خوبی نیست، اما در این مورد می توانید این کار را انجام دهید. افراد خلاق دوست دارند شرایط کاری منعطفی داشته باشند و از هر جایی که دوست دارند، کار کنند. بیشتر آنها به دورکاری علاقه دارند و در هنگام تصمیم گیری برای انتخاب شغل، این گزینه را مد نظر قرار می دهند. اگر رقبای شما مدت هاست که دورکاری را به عنوان یکی از گزینه هایشان برگزیده اند، باید بدانید که احتمالا افراد بااستعداد و خلاق بسیاری را دودستی به رقیب تان تقدیم کرده اید.
2. کارمندان تان به دورکاری علاقه مندند.
اگر یکی از کارمندان تان به سراغ شما آمده و درخواست دورکاری کرده است، یا از این و آن، چیزهایی را در مورد تقاضای کارمندان تان در مورد ایجاد شرایط انعطاف پذیرتر کاری شنیده اید. شاید وقت آن رسیده باشد که گزینه دورکاری را نیز به قوانین شرکت تان اضافه کنید.
مردم بی خود و بی جهت حرفی نمی زنند و ایده و نظری نمی دهند. اگر کارمندان تان چیزی در مورد دورکاری گفته اند، به این خاطر است که احتمالا به این مورد نیاز دارند یا شرایط انجام چنین کاری را در خود می بینند. در مطالعه ای که در سال 2016 صورت گرفته، تعادل میان کار و زندگی شخصی به عنوان اولین معیار در سنجش رضایت شغلی در نظر گرفته شده است. این به آن معناست که قابلیت کار در خانه ارزش زیادی برای بسیاری از مردم دارد. بنابراین چه فقط یک کارمند چنین تقاضایی کرده باشد، چه عده بیشتری مایل به دورکاری هستند، بررسی کنید و شرایطی را در این راستا برای آنها فراهم سازید.
3. برخی از کارهای شرکتتان از قبل به صورت دورکاری انجام می شده است.
چه اتفاقی می افتد اگر کارمندتان به خاطر بیماری فرزندش نتواند یکی دو روز به محل کار بیاید؟ یا اگر کارمندی نتواند گزارش کاری اش را سر موقع فراهم کند؟ شما از آنها خواهید خواست که کارهای لازم را در خانه انجام بدهند و برایتان بفرستند، درست است؟ این مواردنشان می دهند که شما همین الان هم می توانید برخی فعالیت ها را به صورت دورکاری انجام دهید. اگر کارمندی می تواند از جایی به غیر از محل کار به ایمیل های کاری پاسخ دهد، تماس های لازم را برقرار کند، گزارش های مورد نیاز را بفرستد، مدارک ضروری را ثبت کند و حتی قراردادهای کاری ببندد، پس باید بدانید که آمادگی لازم را دارید که دورکاری را امتحان کنید.
4. از مزایای دورکاری به خوبی آگاهید.
پژوهش ها نشان داده اند که دورکاری باعث صرفه جویی در زمان، هزینه و منابع شرکت می شود. با واگذاری برخی از فعالیت ها یا موافقت با دورکاری برخی از کارمندان تان، می توانید در هزینه منابع و کسب و کارتان صرفه جویی بکنید. در حقیقت این طور تخمین زده شده است که اگر شرکت های آمریکایی به کارمندان شان اجازه دهند تا نیمی از زمان کاری شان را در منزل سپری کنند، می توانند به ازای هر نفر 11 هزار دلار در سال صرفه جویی کنند. باورنکردنی است، مرگ نه؟ مزیت دیگر دورکاری این است که می توانید با بهترین کارمندان کار کنید و دیگر نگران محدودیت های جغرافیایی نباشید. اگر دورکاری را در قوانین شرکتی تان لحاظ کنید، امتیاز کار با بهترین استعدادهای کشور را خواهیدداشت.
چطور دورکاری را به بهترین شکل ممکن در کسب و کار خود بگنجانید؟
نمی توان به یک باره همه چیز را تغییر داد و شرایط کاری کارمندان را عوض کرد. باید بررسی کنید که کدام یکی از سمت های شغلی مناسب کار در اداره و کدام یک مناسب دورکاری هستند. چند راهکار برایتان داریم:
الف) با تعداد معدودی از کارمندان شروع کنید.
هنگام شروع اعمال تغییرات، سمت های شغلی را بررسی کنید و آنهایی را که مناسب دورکاری اند، در یک فهرست بنویسید. سپس در میان کارمندان تعدادی را انتخاب کنید و به آنها فرصت دورکاری بدهید. به این شکل می توانید بدون از دست دادن بهره وری کارتان، نتایج را بررسی کنید و تاثیر دورکاری را بسنجید.
ب) چند کارمند دورکار استخدام کنید.
گاهی اوقات اصلا نیاز نیست که از کارمندان خودتان شروع کنید. می توانید با افراد فریلنسر (آزادکار) همکاری کنید. چند نفر را برای وظایف خاصی انتخاب و به صورت دورکاری با آنها همکاری کنید. می توانید از وب سایت های ثبت رزومه کارجویان استفاده کنید.
ج) دورکاری نیمه وقت را امتحان کنید.
به جای اینکه به کارمندان تان اجازه دهید به صورت تمام وقت به دورکاری مشغول شوند، دو یا سه روز در هفته به آنها اجازه دهید از خانه به انجام کارهای شان بپردازند. به هر حال در برخی شرکت ها یا دپارتمان ها، گاهی حضور فیزیکی افراد نیز ضروری است.
د) سیستم های مورد نیاز را تهیه کنید.
دورکاری نیازمند جلسات مجازی، از جمله تماس های اینترنتی و وبینارهای مختلف است. از به روز بودن و داشتن سیستم های مورد نیاز برای چنین کارهای اطمینان حاصل کنید.
منبع: نمناک
زمانیکه به فضای کار اشتراکی می روید فوراً متوجه تفاوت ها می شوید، احساس می کند متفاوت از یک دفتر معمولی است. بوی قهوه تازه در فضا پیچیده است و افراد که ان جا هستند همه پرانرژی اند و فضا را پر از هیجان کرده اند. یکسری از افراد در میزهای خود مشغول کار و عده ای دیگر در گیر مکالمات روزانه اند. این فرهنگ فضای کار اشتراکی است.
محیط کار اشتراکی یکی از رهاوردهای بسیار مفید موجود برای کارآفرینان و صاحبان استارتاپی (Coworking Space) است. هرروزه صاحبان استارتاپ و فریلنسرها متوجه محیط‌های کار مشترکی می‌شوند که این فضاها نه‌تنها مربوط به افرادی است که به فضای کاری نیاز دارند، بلکه برای افرادی که به شبکه‌سازی، اعتبارسنجی و شناخت کامل از ایده‌ای که آن را پایه‌گذاری و اداره میکنند نیاز دارند نیز مناسب است.
فضاهای کاری اشتراکی مزایای بسیاری دارد: طراحی عالی، خدمات فراگیر و انعطاف پذیری و رشد بالای تیم. درست زمانی که در حال تلاش برای ساخت شرکت خود هستید، قرار گرفتن در یک فضای کار اشتراکی می تواند ساختن یک تیم منسجم را به چالش بکشید. جدای از مزایایی که برای این محیط می توان دید تفاوت ها و تنوع ها خود باعث می شود فرهنگ های متفاوتی در کنارهم قرار گیرند. یک فرهنگ قوی تیمی برای استخدام، تعامل و حفظ کارمندان به عنوان مقیاسی برای شرکت شما ضروری است.
با ایجاد فرهنگ پایدار برای شرکت خود پایه های شرکتتان را محکم بنا کنید. توجه داشته باشید که فرهنگتان حتماً این عناصر را در خود داشته باشید:
برای انکه فرهنگ اشتراکی تأثیر پایدارتری داشته باشد، فرهنگ محیط کار باید با رسالت و ارزشهای شرکت هم راستا شوند. اگر شرکت شما قبلاً مجموعه ای از ارزش ها برایش تعریف نشده است، با همکاری تیم رهبری خود ان را تعریف کنید.
ماموریت یک بیانیه کوتاه و مکتوب در مورد اهداف شرکت، فلسفه وجودی ان، عملکرد، بازارها و مزیت رقابتی شماست. این ماموریت توسط ارزش های شما پشتیبانی می شود. و شما را راهنمایی می کنند که چگونه مأموریت را پیاده سازی می کنید و ابهامات کاری را با تعریف آنچه برای شرکت شما مهم است روشن می کنید.
داشتن یک مأموریت و ارزش های تعریف شده به تیم شما کمک می کند تا اهداف و دیدگاه خود را بشناسد، حتی اگر در میان شرکتهای بسیاری در فضایی اشتراکی قرار بگیرید. برای این که مأموریتان از ذهن دور نشود، اگر در فضای کار یک دفتر خصوصی دارید، می توانید یک پوستر از مأموریت و ارزش های خود ایجاد کنید تا روی دیوار بگذارید، یا راهی برای برجسته کردن آنها در جلسات گروهی پیدا کنید.
فضاهای دلپذیر تا حدود زیادی محبوب هستند. امکاناتی مثل قهوه رایگان، چای و شبکه و رویدادهای اجتماعی را ارائه می دهند. با این حال، برنامه ریزی دورهمی های گروهی و ایجاد عاداتی برای شرکت به شکل گیری اساس فرهنگ شرکت بی نظیر شما کمک کند.
پس به طور منظم فرصتهایی را ایجاد کنید تا اعضای تیم بتوانند با یکدیگر در خارج از دفتر ارتباط برقرار کنند. این دیدارها در راستای اهداف و ارزشهای شرکت شما باشد و میتواند شامل استراحت با قهوه در هفته، وعده های غذایی گروهی، یک ساعت خوشحالی ماهانه یا یک روز خاص سالانه باشد.
شما میدانید با برجسته کردن مرتب دستاوردها و مشارکتهای کارکنان، تیم شما با یکدیگر ارتباط احساسی دارند. در جلسات تیمی برای تشویق و قدردانی از یکدیگر فرصتی را ایجاد کنید. برنامه ای برای جشن تولد اعضاای تیم و سالگردها ایجاد کنید. هدایای کارمندی با مارک ایجاد کنید که به احساس هویت افراد کمک می کند.
ایجاد فرهنگ باید یک تلاش جمعی باشد. یک فرهنگ قوی، پاسخگوی علاقه ها و ایده های کارکنان است. وقتی همکاران شما احساس می کنند شنیده می شوند، با فرهنگ شما درگیر می شوند و احساس می کنند بخشی از تیم هستند.
حتی اگر تیم شما کوچک است، با هم کار کنید تا آنها را درگیر پروسه فرهنگ سازی کنید. به انجام این کار می توانید:
– ایده هایی را برای ایجاد فرهنگی برای جلسات تیم ارایه دهید یا از طریق یک بررسی فرهنگی سه ماهه به کسب اطلاعات بیشتر در مورد تیم خود برسید.
– با حضور نمایندگان بخش های مختلف، کمیته فرهنگ” تشکیل دهید تا بتوانید از تیم کمک بگیرید و حتی در برنامه ریزی فعالیت های فرهنگی کمک کنید.
صرف نظر از اندازه شرکت، فرهنگ قوی تجربه کارمندی عالی است که به جذب و حفظ استعداد های برتر بسیار کمک می کند. درمیان تفاوت ها با ساخت فرهنگ قوی به ساخت پایه های درست شرکتتان کمک می کنید. تعریف ارزش و اهداف سازمانی و به دنبال ان اهمیت دادن به دورهمی ها و جمع های گروهی بسیار موثر است. به کارمندانتان احترام بگذارید و ان ها را در بحث ها شرکت دهید و از ان ها تشکر کنید. همین چند گام به ظاهر ساده به شما در ایجاد یک فرهنگ سازمانی قوی برای پایدار بودن سازمان کمک می کند.
منبع: نیموبورد
در دنیای امروز کار از راه دور تبدیل به فرصتی برای بسیاری از افراد شده است تا به کارهای نوین و خلاقانه روی آورند. اگر به دورکاری توجه شود بسیاری از مشکلات بیکاری از بین رفته و البته جذابیت های خاص خودش را دارد. برای این که دورکاری کارآمد باشد، کارمندان باید کاملا نظم یافته کار کنند و مدیران با آن ها ارتباط منظم داشته باشند. در این قسمت قصد داریم راه های کارآمدی برای مدیریت بهتر کارمندان دورکار در اختیارتان قرار دهیم.
به فردی که از راه دور کار می کند، فریلنسر نیز معنا می شود. قبل از استخدام یک هم تیمی دورکار، اطلاعات کافی در مورد دورکاری کسب کنید. در سال های اخیر، دروکاری محبوبیت زیادی پیدا کرده است. دورکاری انعطاف پذیری بیشتری برای طرفین دارد. به همین دلیل، کار از راه دور روش خوبی برای جذب افراد با استعداد برای کار در یک شرکت، به ویژه در شرایط کاری امروز است.
با استخدام نیروی دورکار بسیاری از هزینه ها و مخارج کارفرما نظیر بیمه و مزایا کاهش یافته و نیازی به فراهم کردن فضای اداری کاری بزرگ و زیرساخت نیست. البته توجه به این نکته مهم ضروری است که هرگز نباید بیشتر حجم کارها به صورت دورکاری توسط فری لنسرها یا اعضای تیم تان انجام شوند. تجربه شرکت های موفق نشان داده که بیشتر حجم کارها باید بصورت حضوری و در دفتر اصلی به شکل همکاری و کار تیمی انجام شوند تا خلاقیت بالاتر رود و امکان کنترل خروجی ها برای مدیر تیم ساده تر شود.
اگر کارمندانی دارید که تمایل به کار در خانه دارند، نکات زیر به شما در مدیریت بهتر کارمندان دورکار کمک می کند:
زمانی که قصد دارید با یک هم تیمی جدید برای دورکاری همکاری کنید، باید تمامی مراحل شروع همکاری را مانند سایر اعضای تیم تان طی کنید. پس از استخدام باید انتظارات شغلی را به طور کامل با او درمیان بگذارید، محیط کار را برای او آماده کنید و وی را با اعضای تیم آشنا کنید. برای این منظور بهتر است در ابتدای همکاری چند روزی را به صورت حضوری با وی کار کرده و پس از آن شروع به همکاری به شکل دورکاری بکنید.
مدیریت کارهای کارمندانی که از راه دور کار میکنند کار بسیار مهم است. فقط به این دلیل که کارمند در شرکت حضور ندارد، نباید در پروسه همکاری شرایط شرکت و قوانین آن نادیده گرفته شود.
تمام آنچه را باید در مورد شرکت بداند به او بگویید. مسئولیت های کارمندی را برای او توضیح داده و انتظارت شغلی را به طور شفاف برایش بیان کنید. مطمئن شوید که کارمند دور کار تمام ابزارهای لازم برای انجام کار خود را دارد. کارمند را به تیم خود معرفی کنید. کارمندان دورکار و سایر کارمندان باید بدانند که هر فرد چه کاری انجام می دهد و چگونه با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
ممکن است ارتباط با کارمندان دورکار دشوار باشد. از آنجایی که ارتباط مستقیم و چهره به چهره بین شما و کارمندان از راه دور وجود ندارد، یک سری اطلاعات به خوبی منتقل نمی شود. مدیر و سایر کارمندان باید بدانند که کارمندان دورکار بر روی چه چیزی کار می کنند و اگر اختلالی در حین کار و روند پروژه اتفاق افتاد به همی تیمی و کارمند دورکار اطلاع دهند.
پس قبل از هر چیز به فکر ابزار ارتباطی باشید که کارمندانتان باید از آن استفاده کنند. از ابزارهای ارتباطی شامل، ایمیل، نرم افزارهای پیام رسان، نرم افزار کنفرانس های ویدیویی (مانند wherby)، ابزارهای مدیریت پروژه مانند trello و تسکولو و یا مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) و … به طور مداوم استفاده کنید. حتی بهتر است از متدلوژی های مدیریت پروژه نظیر اسکرام و یا کنبان نیز برای مدیریت تیم های دورکارتان بهره ببرید.
مدیریت کارمندان از راه دور کار آسانی نیست. هنگامی که کارمند کار از راه دور انجام می دهد، ممکن است از زمان خود سو استفاده کرده و کاری که باید را در طول روز انجام ندهد. پس روشی را برای پیگیری و زمانبندی میزان کار کارمندان دورکار انتخاب کنید.
با استفاده از یک سری از نرم افزارهای مدیریت تیم و پروژه (ذکر شده در بالا) و بررسی زمان حضور، مدت زمانی که کارمندان کار کرده اند را مدیریت کنید. کارمندان دورکار ، هر روز میزان کار و مدت زمان کارشان را در این نرم افزارها ثبت می کنند. برای میزان کارهای انجام شده در دورکاری برنامه ریزی کنید و میزان زمان صرف شده توسط آن ها را با میزان زمان مورد نیاز برای انجام پروژه مقایسه کنید.
این نرم افزارها علاوه بر این که زمان را ثبت و مدیریت می کند، نشان می دهد که آیا کارکنان بیش از حد ممکن بر روی پروژه کار می کنند یا خیر؟ اگر متوجه شدید که یک کارمند دورکار بیش از آنچه که باید کار می کند، در مورد عادات کاری با او صحبت کنید و سعی کنید از لحاظ مسایل روحی و انگیزشی نیز آن ها را پشتیبانی کنید.
ردیابی و نظارت بر پروژه های دورکاری نیز دشوار است. برای آسان کردن این کار از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید. با استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه کارمند دورکار می داند که چه کارهایی باید انجام دهد. شما نیز می دانید که چه پروژه هایی در حال اجراست و هر فردی بر روی چه چیزی کار می کند.
با نرم افزارهای مدیریت پروژه مدت زمان کارمندان برای تکمیل پروژه ها را نظارت کنید. اگر یک کارمند تمامی فرایند پروژه را انجام می دهد مطمئن می شوید که کارمند تمامی انتظارات شما را درک کرده و در جهت موفقیت آن حرکت می کند.
دلیل گرایش افراد به دورکاری یا فریلنسر بودن این است که اگر از یک کاری بیکار شود می تواند شاخه دیگری را برای فعالیت خود انتخاب کند. پس با مدیریت صحیح می توانید نیروهای دورکار با استعدادی را استخدام کرده و در روند پروژه ها از آن ها استفاده کنید. با استخدام افراد دورکار بسیاری از هزینه های اضافی شرکت شما کاهش یافته و ظرفیت شرکت برای استخدام نیروهای با استعداد بالا می رود.
منبع: نیمو
برونسپاری به واگذاری انجام فرآیندها یا فعالیت‌های داخلی یک کسب‌وکار به یک تأمین‌کننده بیرونی تحت قرارداد مشخص اطلاق میشود. به بیان دیگر، هنگامی که سازمانی برخی از فعالیتها یا فرآیندهای کسب‌وکار خود را به سازمانی دیگر بسپارد این عمل را برونسپاری می‌نامند. در مواردی در برونسپاری، حق تصمیم‌گیری هم به سازمان همکار واگذار میشود.
برونسپاری استراتژیک تصمیمی است که امکان انجام یک یا چند فعالیت یا کارکرد زنجیره ارزش شرکت را از سوی شرکتهای تخصصی مستقلی فراهم میکند که تمامی مهارت‌ها و دانش خود را فقط بر یک نوع فعالیت تمرکز میکنند. فعالیتهایی که باید برونسپاری شوند ممکن است یک وظیفه کامل را در برگیرند یا این که ممکن است فقط یک نوع فعالیتی باشد که یک واحد انجام میدهد.
«هنگامی که شرکت تصمیم به برونسپاری فعالیتی در زنجیره ارزش میکند، تصمیم گرفته است تا برای تقویت الگوی کسب‌وکار خود بر تعداد کم‌تری از فعالیت زنجیره ارزش خود تمرکز کند.»
معمولاً فرآیند برونسپاری استراتژیک با اقدام مدیرانی آغاز میشود که استراتژیها را انتخاب (یا تدوین) میکنند و میتوانند در زنجیره ارزش” فعالیتهایی را شناسایی کنند که اساس و مبنای مزیت رقابتی شرکت را تشکیل میدهند. آنها بدون تردید هیچگاه این فعالیتها را برونسپاری نخواهند کرد تا بتوانند در برابر رقیبان از خود دفاع کنند.
این روزها همکاری‌های میان سازمانها بر اساس برونسپاری بیش از پیش انجام میشود. در یک بررسی در آمریکا، ۵۵ درصد شرکت‌هایی که مورد مطالعه قرار گرفتند یک یا چند فعالیت از فعالیت‌های استراتژیک شرکت خود را برونسپاری کرده بودند.
برخی از شرکتهای شناخته‌شده‌ای که برونسپاری کرده‌اند عبارت‌اند از:
این فعالیتها به شرکت‌هایی واگذار شده‌اند که در کشورهای مختلف دارای امکانات تخصصی و هزینه‌های کمتر هستند. اگرچه در مثال‌های فوق شرکت‌ها فعالیت‌های واحد تولید خود را برونسپاری کرده‌اند اما برخی از آنها فعالیتهایی را که تولیدی نیستند را هم برونسپاری میکنند. شرکتهای مایکروسافت و دل با بستن قراردادهایی با شرکتهای برون‌مرزی فعالیت‌های مربوط به ارائه خدمات پس از را برونسپاری کرده‌اند.
۱) کاهش ساختار هزینه
در صورتی برونسپاری باعث کاهش هزینه‌ها میشود که قیمت‌های پرداخت شده به شرکت متخصص بابت انجام فعالیت خاص، کمتر از هزینه‌های انجام شده توسط خود شرکت برای انجام آن فعالیت خاص باشد. در اغلب موارد به این صورت نیز خواهد بود، چرا که شرکتهای پذیرنده برونسپاری متخصص انجام آن فعالیت خاص است و میتوانند صرفه‌جویی ناشی از مقیاس نمایند و با هزینه کمتر آن فعالیت را به انجام می‌رساند. برای مثال، برای انجام دادن کارهای تخصصی در واحد منابع انسانی مانند مدیریت بر سیستم حقوق و پاداش کارکنان یا مدیران باید مبلغ بسیار زیادی در فناوری اطلاعات منابع انسانی” سرمایه‌گذاری کرد و ن این سیستم‌ها یعنی تحمل مبلغ بالایی به صورت هزینه‌های ثابت. ولی، شرکتهای متخصص در فعالیت‌های واحد منابع انسانی با داشتن فهرست بلندبالایی از نیازهای چندین شرکت (از نظر واحد منابع انسانی) میتوانند برای انجام دادن این فعالیتها در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند.
۲) ارتقای تمایز
شرکت میتواند با برونسپاری فعالیت‌های خاص و غیراساسی خود به شرکتهای متخصص، محصولات نهایی خود را بهتر متمایز کند. برای رخ دادن این اتفاق باید کیفیت فعالیتی که شرکت متخصص انجام میدهد از کیفیت شرکت برونسپاری کننده بیشتر باشد که قاعدتاً به دلیل تخصص شرکت برونسپاری گیرنده، نه تنها کیفیت فعالیت بالاتر است بلکه سرعت انجام فعالیت نیز بالاتر است. برای مثال، خدمات بسیار عالی که شرکت Dell پس از به مشتریان ارائه میکند عاملی است معرف متمایز بودن کالاهای تولیدی. شرکت Dell با بستن قراردادهای بلندمدت با شرکتهای متخصص در زمینه تعمیرات و نگهداری کالاهای رفته به نوعی به مزیت رقابتی دست یافته است.
۳) تمرکز بر کسب‌وکار اصلی
برونسپاری استراتژیک به مدیران این امکان را میدهد تا انرژی خود و منابع شرکت را بر انجام فعالیت‌های اساسی اختصاص دهند که بیشترین پتانسیل ارزش‌آفرینی و مزیت رقابتی را دارد. در این صورت شرکت‌ها میتوانند ارزش بیشتری برای مشتریان خود خلق کنند. به عبارت دیگر، شرکت‌ها میتوانند توانایی‌های اصلی (هسته‌ای) یا منحصربه‌فرد خود را تقویت نمایند، بتوانند در صحنه رقابت پیشرو شوند و ارزشهای بیشتری به مشتریان ارائه کنند. به طور مثال سیسکو سیستمز به این علت به رقیب اصلی در صنعت برای رویتر اینترنت تبدیل شد که بر تقویت توانمندی‌هایش در طراحی و بازاریابی و تمرکز کرد و بقیه زنجیره ارزش خود را برونسپاری کرد.
۱) ریسک جلوگیری
منظور از جلوگیری یا دربند یا اسیر دیگری شدن این است که شرکت برون‌سپار بیش از حد به شرکت دیگر وابسته شود و شرکت متخصص از این وابستگی برای رت چانه‌زنی استفاده کند. برای کاهش ریسک جلوگیری، شرکت برون‌سپار میتواند با چند شرکت متخصص قرارداد برونسپاری داشته باشد. این همان کاری است که دو شرکت سیسکو و تویوتا انجام دادند. علاوه براین، اگر چندین شرکت متخصص بتوانند قطعه خاصی بسازند و یا فعالیت خاصی را انجام دهند، ترس و وحشت طرف قرارداد که این قرارداد تمدید نخواهد شد مانع از این میشود که هنگام چانه‌زنی بر سر قیمت از قدرت خود استفاده کند. برای مثال، اگرچه شرکت IBM برای خدمات در زمینه فناوری اطلاعات با چندین شرکت قرارداد می‌بندد، ولی معقول نمی‌داند پس از امضای قرارداد درصدد بالا بردن قیمت برآید.
۲) ریسک از دست دادن اطلاعات
شرکت برون‌سپار اگر مراتب امنیتی را رعایت نکند اطلاعات ارزشمند رقابتی خود را از دست خواهد داد که به از دست رفتن مزیت‌های رقابتی و نهایتاً شکست شرکت منتج خواهد شد. برای مثال بسیاری از شرکتهای تولیدکننده سختافزار و نرم‌افزار رایانه، خدمات پس از را به شرکتهای متخصص (در این زمینه‌ها) برونسپاری کرده‌اند. اگرچه از نظر هزینه‌ها (بهای تمام شده کالا) و عرضه کالاهای متمایزتر این کار معقول است، ولی شرکت تولیدکننده رایانه خود را از اطلاعات دریافتی از مشتریان محروم میکند(حلقه بازخورد گم میشود) و هنگام تولید نسل بعدی نمیتواند از اطلاعات بسیار ارزشمند(ارائه‌شده به وسیله مشتریان) استفاده کند زیرا امکان دارد شرکتهای طرف قرارداد شکایت‌های مشتریان را به شرکت سازنده ندهند. البته میتوانند هنگام تنظیم قرارداد این نوع مسئله‌ها را حل کنند.
برگرفته از کتاب تئوری مدیریت استراتژیک
???? نوشته :گرت جونز،چارلز هیل
???? ترجمه : دکتر علیرضا هاشمی و دکتر محمد اعرابی
منبع: ایران استراتژیست
انجام پروژه دانشجویی چالشی است که تمام دانشجویان در زمان تحصیل با آن مواجه هستند. عدم دانش کافی، نداشتن دسترسی به منابع و مراجع معتبر، کمبود وقت، درگیری های روزمره و خیلی دلایل دیگر دست به دست هم میدهند تا بخش زیادی از دانشجویان به انجام پروژه دانشجویی خود از طریق برون سپاری روی بیاورند. خوشبحتانه با فراگیر شدن اینترنت در جامعه ما بخش زیادی از نیازهای مردم، روزانه از طریق اینترنت رفع میشود. خوشبختانه با وجود اینترنت امکان دسترسی به بهترین محصولات و خدمات و همینطور مقایسه محصولات و خدمات مجموعه های مختلف فراهم شده است.
اگر بخواهیم یک تعریف کلی و ساده از برون سپاری ارائه بدهیم در واقع برون سپاری به این معناست که شما طی قراردادی بخشی یا کل یک کار یا فرآیند را به بخش یا مجموعه دیگری واگذار میکنید. از مهم ترین مواردی که در قرارداد شما قید میشود میتوان به مدت زمان و هزینه انجام کار اشاره کرد. برون سپاری مفهوم جدید نیست، در گذشته نیز افراد، کارخانه ها و یا شرکت ها برای انجام بخشی از کارهایشان از برون سپاری به افراد و مجموعه های متخصص کمک میگرفته اند. در واقع میتوان گفت بدون برون سپاری انجام خیلی از کارها و پروژه ها بسیار سخت، زمانبر و گاهی اوقات غیر ممکن خواهد بود. امروزه با توجه به نقش پررنگ اینترنت در زندگی مردم، برون سپاری هم شکل جدیدتری به خود گرفته است و بخش زیادی از نیازهای مردم از طریق برون سپاری در اینترنت رفع میشود. از جمله این موارد میتوان به انجام پروژه دانشجویی از طریق برون سپاری اشاره کرد. در حال حاضر بخش قابل توجهی از پروژه های دانشجویی از طریق برون سپاری به افراد و وب سایت ها انجام میشود.
هر تصمیم و انتخابی در زندگی جنبه های مثبت و منفی مختلفی دارد. برون سپاری هم از این قاعده مستثنا نیست. هنگامی که شما تصمیم به برون سپاری پروژه خود میگیرید باید تمامی جنبه های این انتخاب را بسنجید و متناسب با شرایط و انتظارات خود بهترین انتخاب را داشته باشید. در این بخش به چند مزیت اصلی برون سپاری پروژه های دانشجویی می پردازیم.
صرفه جویی در هزینه
بدون شک یکی از مهم ترین مزیت های انجام پروژه های دانشجویی از طریق برون سپاری، صرفه جویی در هزینه می باشد. بسیاری از پروژه های نیاز به دانش بالا و تجربه زیادی دارند که به دست آوردن این تجربه و دانش آن هم در زمان کمی که معمولا برای پروژه های دانشجویی در نظر گرفته میشود، کاری سخت و حتی در بعضی موارد غیر ممکن است در حالی که میتوان با برون سپاری بخشی یا کل پروژه به افراد متخصص از دانش و تجربه آن ها در انجام پروژه های دانشجویی بهره گرفت. همچنین میتوان از فریلنسر خواست تا نحوه انجام پروژه را به شما آموزش دهد. این آموزش میتواند در قالب ویدیو، متن، صوت و یا حتی برگزاری کلاس های مجازی یا حضوری انجام شود. درواقع شما با یک تیر دو نشان زده اید هم پروژه خود را انجام داده اید و هم نحوه انجام پروژه را یاد گرفته اید آن هم با صرف کمترین هزینه یا به بیان بهتر هزینه را هوشمندانه و هدف مند پرداخت کرده اید.
صرفه جویی در زمان
وقتی پروژه ای برون سپاری میشود، فریلنسر با توجه به مشخصات و انتظارات کارفرما اقدام به انجام پروژه دانشجویی میکند و فقط به اندازه کاری که انجام میدهد دستمزد میگیرد و هیچ زمانی تلف نمیشود. چون فریلنسر به کار خود وارد است و از ابتدای کار تمامی مراحل انجام پروژه دانشجویی را در ذهن خود مرور میکند و سپس نسبت به ارائه پیشنهاد اقدام میکند در نتیجه با برون سپاری، شما پروژه خود را به دست یک متخصص میسپارید تا در کمترین زمان پروژه شما را انجام دهد. زمان برای شما مهم است اما برای فریلنسرها مهم تر است! چون فریلنسر به صورت پروژه ای کار میکند و درامد ثابت ندارد و باید تا زمانی که پروژه ای که در دست دارد را به پایان نرساند نمیتواند سراغ پروژه بعدی برود. در نتیجه برای افزایش درآمد خود تمام تلاشش را میکند تا پروژه ها را بدون ایراد و در کمترین زمان ممکن انجام دهد.
بهره گیری از دانش و خلاقیت متخصصان
از ویژگی های برون سپاری پروژه میتوان به امکان بهره گیری از دانش و خلاقیت فریلنسرها اشاره کرد. شما با برون سپاری پروژه علاوه بر انجام پروژه خود با بهترین کیفیت و قیمت مناسب یک نمونه بی نقص جهت انجام پروژه های آتی خود دارید حتی اگر دیگر تمایلی به برون سپاری هم نداشته باشید از الگویی که در اختیارتان قرار داده شده میتوانید استفاده کنید و همچنین میتوانید آموزش گام به گام نحوه انجام پروژه را از فریلنسر دریافت کنید و علاوه بر انجام پروژه خود با صرف کمترین هزینه دانش خود را در زمینه مورد نظرتان بالا ببرید.
شما می توانید با مراجعه به وب سایت های فریلنسینگ ایرانی مانند کارینگر و ارسال پروژه، منتظر پیشنهاد انجام آن توسط افراد با مهارت باشید و در وقت و هزینه خود صرفه جویی کنید. بسیاری از این پروژه ها می توانند حتی در قالب پروژه ها با دید صنعتی و کاربردی نیز تعریف شوند. در این صورت شما نه تنها پروژه و پایان نامه خود را انجام می دهید بلکه آن را به شکل کاملا عملی و محصول محور در می آورید که در آینده از مزایای آن استفاده نمایید. برخی ممکن است راضی نباشند تا کل پایان نامه یا پروژه های دانشجویی آن ها توسط دیگران انجام شوند و در عین حال توان یا زمان انجام کامل آن را نداشته باشند. در این صورت است که می توانند پروژه خود را به صورت مشاوره ای تعریف کنند یا قسمتی از کار را برون سپاری نمایند. در هر صورت فریلنسرهای ماهر در زمینه کاریتان همواره می توانند شما را در هر چه بهتر شدن کارهایتان کمک کنند.
در كشور ما مدتهاست كه صحبت از برون سپاري به شكلي جدي مطرح شده است. مطالعه برنامه هاي اخير توسعه كشور و به ويژه برنامه چهارم توسعه نشان ميدهد كه دولتمردان نيز به ضرورت توجه بيش از پيش به اين استراتژي واقف شده و در جهت كوچك سازي و كاهش تصدي گري، اين مفهوم را در دل برنامه هاي توسعه كشور جاي داده اند. رفتار بسياري از سازمانهاي كشورمان اعم از خصوصي و دولتي در سالهاي اخير نيز نشان از توجه به مقوله برون سپاري در كشورمان دارد.
در كشور ما اغلب از زاويه سازماني كه قصد برون سپاري فعاليتهاي خود را دارد به اين موضوع توجه شده است .در حالي كه مي توان از زاويه سازماني كه قصد دريافت خدمات برون سپاري شده را دارد نيز به موضوع نگاه كرد. در اين صورت با توجه به فرصتهاي موجود خدمات برون سپاري شده توسط شركتهاي منطقه اي و بين المللي در بازارهاي منطقه اي، اهميت موضوع بسيار بيشتر ميشود(طالبی و کرمی،۱۳۸۹).
واقعيت اين است كه بررسي تجربه برون سپاري در كشور ما نشان ميدهد كه علي رغم دستاوردهاي مثبت، متاسفانه به دلايلي در برخي موارد اين امر باعث بروز مشكلات و مسائلي در سطح بنگاه و همچنين در سطح كلان كشور شده و لذا اهداف از پيش تعيين شده حاصل نشده است. بسياري از دلايل را براي بروز اين مشكلات و در برخي موارد بحران حاصله، ميتوان برشمرد. سازمانها تاثير برون سپاري را روي نيروي انساني، فرايندها، روشها و ابزارها و در يك كلام ساختارها و رفتارهاي خود، آنگونه كه هست در نظر
نميگيرند و اقدام به برون سپاري ميكنند. انجام برون سپاري بدون تحليل اين مسايل، ريسك آن را افزايش ميدهد و درخيلي موارد به فاجعه تبديل ميشود. تعهد نداشتن مديريت ارشد، انتخاب نادرست فعاليتها براي برون سپاري، فقدان يك برنامه جامع و منسجم ارتباطات، دانش ضعيف در مورد متدولوژي هاي برون سپاري، شكست در تشخيص ريسك هاي كسب و كار، شكست در دستيابي به ارائه دهندگان خدمت كه حرفه اي باشند، تخصيص نيافتن مناسب ترين منابع داخلي براي پروژه برون سپاري، تهيه نكردن مناسب درخواست براي پيشنهاد (RFP)، تشخيص نادرست تاثير تفاوتهاي فرهنگي سازمانها، عدم اتخاذ يك رويكرد برد-برد در رابطه با ارائه كننده خدمت، نداشتن برنامه رسمي و مشخص نظارت، وجود محدوديتهاي محيطي در رابطه با قوانين و مقررات و به طور كلي مهيا نبودن زيرساختهاي لازم، از جمله دلايل شكست پروژه هاي برون سپاري در كشور ماست.
منبع: گروه تحقیقاتی طلوع
با توجه به مطالبی که ذکر شد، به نظر می رسد مشکلاتی در زمینه برون سپاری پروژه های سازمان به شکل سنتی وجود دارد. این در حالی است که در صورت استفاده از شیوه های نوین و آنلاین برون سپاری (به طور مثال در سایت فریلنسری کارینگر)، کارفرمایان با بررسی رزومه ها و کارهای قبلی فرد متخصص در زمینه موردنظرشان، بهترین ها را انتخاب می نمایند. همچنین می توانند از بازخوردی که کارفرماهای قبلی برای متخصصین نوشته اند بهره مند شوند. در این صورت انتخاب متخصص یا گروه متخصصین به صورت هدفمند صورت می گیرد. در ادامه و پس از برون سپاری، دسترسی آنلاین و بیشتر به این متخصصین این قابلیت را برای کارفرما فراهم می سازد تا همواره در جریان روند انجام و حتی نتایج کار قرار بگیرند. پس نهایتا پروژه به نحوی بهتر و احتمالا با هزینه پایین تر انجام می گیرد. هرچند در این شیوه برون سپاری نیز مشکلاتی مانند نبود قرارداد رسمی وجود دارد. اما تمایل متخصصین به پیشرفت و رزومه قبلی شان تا حد بسیار زیادی وجدان کاری شان را مشخص می کند و کارفرمایان می توانند به راحتی به آن ها اعتماد نمایند. حتی روش هایی مانند استفاده از پروژه های تستی نیز برای آشنایی با متخصصین و همکاری با آن ها معمول هستند.
اگر پروژه برون‌سپاري را اشتباه تعريف، انتخاب و اجرا نماييد، هم تاثير جبران ناپذير بر كار خود گذارده‌ايد و هم پيمانكاران را متضرر نموده‌ايد. براي اجراي موفق يك پروژه برون‌سپاري، نكات اصلي زير را مد نظر قرار دهيد:
محورها، اهداف و ماموريت‌هاي اصولي سازمان خود را تبيين كنيد هرچيزي غير از موارد اصولي سازمان خود و آنچه نسبت به آنها بي‌اهميت است را ميتوانيد برون‌سپاري نماييد. هسته اصلي و علت وجودي سازمان (Core Business) شما چيست؟ به چند سوال زير پاسخ دهيد.
- مزيت رقابتي سازمان شما چيست؟ يا چه چيزي در سازمان شما وجود دارد كه ديگران ندارند و مي‌تواند در تبليغ و رقابت بكار آيد.
- سازمان در پي تاسيس و عرضه چه چيزي است. متذكر مي‌شوم كه مطمئن شويد مديران ارشد و مدير عامل، در اين زمينه ها، با نتايج بدست آمده موافق هستند. در اين راه مشكلا ت زيادي داريد از جمله:
- مديراني كه مي‌خواهند از شر پروژه‌ها خلاص شوند،
- آنهايي كه دو دستي همه چيز را چسبيده‌اند،
- آنهايي كه مي‌خواهند امپراطوري خود ساخته را، تا ابد به همان شكل حفظ كنند،
- آنهايي كه از تغيير و از دست دادن مشاغل خود مي‌ترسند،
- آنهايي كه مي‌خواهند پروژه‌هاي پر درد سر و بد‌خيم را واگذار كنند و بي درد سرها را نگهدارند.
اما ممكن است كه يك مدير بخواهد كه يك پروژه حساس كه موفقيت سازمان به آن وابسته است را فقط به اين دليل برون سپاري كند كه مديري دانا براي انجام آن در اختيار ندارد. بر حذر باشيد كه قرباني دوران گذر نشويد
توليد را در نظر بگيريد. در تحليل و طراحي‌هاي خود ازدياد كيفيت و كميت توليد را مد نظر قرار دهيد. به سوالات زير بايد جواب دهيد:
- آيا لازم است كه فلان قسمت از كار را خودمان انجام دهيم؟ با چشمان باز به منابع سازماني خود نگاه كنيد. اگر از مهندسين خود سوال كنيد كه اين قسمت از كار را آيا مي توانند خودشان انجام دهند؟ هميشه مي گويند، بله! ما مهندسين هميشه اينجوري هستيم. بهتر است اينگونه سوال كنيد: چرا اين قسمت از كار براي شغل ما حياتي است؟ به عبارت ديگر: اگر بخواهيم اين كار را بهتر از ديگران انجام دهيم، آيا دانش و اطلاع كافي داريم؟ به حرف پيمانكاران درباره توانايي‌هاي خود اصلا و ابدا اعتماد نكنيد. حتما بررسي‌هاي خود را با دقت و وسواس زياد انجام دهيد. از دوستي‌ها و رو در بايستي‌هاي ايراني واعتمادهاي سنتي، جدا پرهيز كنيد. جلوي ضرر را از هر جا كه بگيريد، نفع است.
سعي و تلاش گروه خود را روي ماموريت و هسته اصلي و وجودي سازمان خود (Core Business, Core Competence) متمركز كنيد و حواشي را به ديگران بسپاريد. سازمان را تخصصي كنيد. به سازمان تفهيم كنيد كه وظيفه اصلي و محوري آنها چيست و هر چه بيرون از آن است را، اگر برون سپاري نماييد، مي توان هزينه‌ها را كم كرد و ميزان توليد را بالا برد. حول محوري كه خودتان تخصص داريد كار كنيد و اجازه دهيد كه ديگران نيز حول تخصصي كه دارند براي شما كار كنند.
هيچوقت گول صرفه‌جويي در قيمت‌ها را نخوريد. متاسفانه بسياري از پروژه‌ها فقط براي تقليل قيمت برون سپاري مي‌شوند و رشد توليد و كيفيت مد نظر قرار نمي‌گيرد. كارمندان از تخصصي شدن كارها به دليل محدود شدن تخصص‌هايشان هراس دارند. تخصصي شدن و عميق‌تر دانستن يك رشته، باعث با ارزش‌تر شدن افراد ميشود. اما اگر رشته‌ايي بي استفاده شود، متخصص‌هاي آن نيز بيكار مي‌شوند يا به سختي كاري جديد پيدا ميكنند. اين مشكل تا حدي بد‌خيم بوده و راه حلي ساده براي آن وجود ندارد. در آينده طي مقاله‌ايي به راه‌هاي روبرو شدن با آن مي‌پردازيم.
4 - رابطه دراز مدت با پيمانكارانِ كاملا متخصص بر قرار كرده و آنرا حفظ كنيد. اگر متقاعد شديد كه برون سپاري عاقلانه و با منفعت است، حركت بعدي شما، برقراري و حفظ يك رابطه تجاري و همكاري دراز مدت است. شما بايد به دنبال يك پيمانكار يا شخص سوم مناسب باشيد. اين موضوع بسيار حياتي است. موارد زير را در هنگام جستجو و انتخاب مد نظر قرار دهيد:
- پيمانكاري انتخاب نماييد كه بتوانيد با او روابط نزديك و دوستانه هم برقرار كنيد. اين كار باعث ميشود كه روابط اعضاي تيم شما با پيمانكار، محكم و با دوام شود.
- نزديكي جغرافيايي آيا براي موضوع پروژه مهم است؟
- فرهنگ و رسوم پيمانكار چيست؟ آيا تاثيري بر عوامل ديگر ندارد؟
همه قبول داريم كه يكي از مهمترين موضوعات، كيفيت است. اگر هيچ چيز از اين مقاله را به خاطر نسپارديد، اين يكي را حفظ كنيد: شما وقتي مي توانيد كيفيت پروژه نهايي خود را ارتقا بخشيد كه يك رابطه سالم و دو طرفه با پيمانكاري برقرار كنيد كه در قسمتي از كار شما متخصص است كه شما به آن قسمت احتياج داريد و آن قسمت، ماموريت و محور كار شما و يا جزيي از آن نيست.
مشكلات كار اين است كه افراد غالبا با پيمانكاران ديگر نمي‌توانند جور شوند، يا افراط ميكنند و يا تفريط. نظارت كاملي روي اين قضيه داشته باشيد. يك رابطه خوب وقتي برقرار ميشود كه هر دو طرف از آن منتفع و متنعم شوند.
اگر موفق عمل كنيد، بايد توليد بالا رفته، هزينه كلي پايين بيايد و كيفيت بالا برود. شايع‌ترين استدلال غلط در تقليل هزينه‌ها اينست كه تنها راه كم كردن هزينه توليد، يافتن نيروي ارزان قيمت‌تر است. ما مي‌توانيم سراسر ايران و جهان را براي يافتن نيروي ارزان قيمت بگرديم و بالاخره ارزان‌ترين را بيابيم، ولي به اين آمار نيز توجه نماييد كه حدود 80 درصد از وقت توليد كنندگان نرم افزار صرف يافتن و رفع خطاي برنامه‌ها ميشود:
بنابراين اگر كاري كنيم كه خطا كمتر اتفاق بيافتد، توليد را بالا برده‌ايم و از تبعات جبران‌پذير، هزينه‌بر و جبران ناپذير آن كه حداقل آن، از دست دادن اعتبار كاري است، احتراز كرده‌ايم. مشكلات اين موضوع اين است كه تقريبا، تا كم شدن خطاها را نبينيم، باور نمي كنيم كه توليد رشد مي‌كند. فشارهاي كاري ، عجله كارفرماي ايراني، رقابت ناسالم، پيشنهادات نسنجيده و خام با قيمت پايين و بسياري ديگر، از آفت‌هاي كار است.
حال كه پيمانكار خود را انتخاب كرديد، نوبت به طي مراحل بعدي مي‌رسد. در ادامه راه، موارد زير را نيز در كنترل پروژه دقيق و با وسواس خود، مد نظر قرار دهيد:
1-- پيمانكار وقت كافي براي شما صرف نمي‌كند. بعضي از پيمانكاران عادت دارند كه بيش از ظرفيت خود كار بردارند. به قول خودشان چند كار را زخمي كرده و در نتيجه، كار شما را با تاخير زياد انجام مي‌دهند. اين عمل باعث بيكار شدن شما و پروژه‌هاي ديگر ميشود.
2 -- پيمانكار، خواسته شما و موضوع قرار داد را درك نكرده است ولي مي‌گويد كه فهميده‌ام، اما اينطور نيست. در نهايت فكر مي‌كند كه يك كار خوب براي شما انجام داده، اما واقعيت غير از اين است. عاقبت كار نيز واضح است.
3- پيمانكار مطابق استانداردهاي شما كار نمي‌كند. مي‌گويد ايزو 9000 و تيك‌ايت هم دارد، اما نتيجه كار، برنامه‌هايي پر از خطا و ناموزون است كه با بقيه سامانه‌هاي شما جمع نمي‌شود. توجه داشته باشيد، كيفيت كالا و توليد، با كيفيت مديريت توليد فرق زيادي دارد.
در انتها بد نيست كه به روند بعضي از بانك‌هاي ايران نيز توجه نماييم. بانك ملي، تقريبا در تمام زمينه‌هاي فن آوري اطلاعات خود، كارها را به شركت سداد واگذار كرده و فقط چند مدير و كارشناس براي نظارت بر پيمانها دارد. بانك صادرات، سخت افزار و نرم‌افزار سامانه‌هاي متمركز و كارت پرداخت خود را به شركت خدمات انفورماتيك و نگهداري سخت افزار و موارد ديگر را به شركت ماشينهاي اداري خوارزمي، شركت داده پردازي خوارزمي و ديگران واگذار كرده و مقداري را نزد خود نگهداشته است. بانك ملت، توليد و توسعه نرم افزارهاي خود را به شركت بهسازان ملت و پيمانكاران ديگر واگذار كرده و خود نگهداري مقداري از سامانه‌هاي قديمي را انجام ميدهد. نگهداري سخت افزار نيز بر عهده ديگر ندگان مانند ايران ارقام و پويا است. بانك سامان، عمده كارهاي خود را به شركت كيش‌ور محول كرده است.
ذكر اين نكته نيز خالي از فايده نمي‌باشد كه مديران متفكر امريكايي، برون سپاري در حد ملي و جهاني را در دراز مدت به نفع اقتصاد امريكا و سردمداري آن ميدانند، حتي اگر در كوتاه مدت و به ظاهر چنين نباشد. واقعيت اينست كه صنعت نرم افزار در سال 2000 مانند صنعت خودرو سازي در سال 1960 است. تخصصي و ماجولار كردن پروژه‌ها براي كاهش هزينه، ازدياد كيفيت، رشد توليد و زنده ماندن در رقابت، اجتناب ناپذير است
منبع: هفتمین کنفرانس بین المللی لجستیک و مدیریت زنجیره تامین
این روزها، همه‌ی ما حداقل ازلحاظ تئوریک، از مزایا و حتی لزوم برونسپاری (Outsourcing) آگاهیم. برونسپاری در بسیاری از سازمان‌های امروزی (غربی، شرقی یا ایرانی) از امری غیرعادی و عجیب، به فعالیتی متداول تبدیل شده است. کمی تفکر در این واژه، ما را به بررسی و مطالعه مفاهیمی چون ساختارهای سازمانی، بنگاه‌های دولتی و خصوصی، بازاریابی رقابتی و انحصاری، ایجاد ارزش افزوده بیشتر، کاهش هزینه و افزایش سودآوری، پروژه و مدیریت آن، مدیریت مخاطرات، چابکی و انعطاف‌پذیری، نفوذ به بازارهای جدید و بسیاری ابزار و دانش‌های تخصصی دیگر سوق میدهد.
برونسپاری به عنوان یک روش واگذاری بخشی از کارها به خارج از سازمان یا داخل سازمان و یا برون سپاری به فریلنسر ها به صورت پیمانکاری مطرح است. مانند هر روش دیگری همان طور که میتواند مفید باشد، اگر دارای شرایط و استانداردهای تعریف شده و شفافی نباشد ممکن است ضرر و زیان‌های بسیاری را به همراه داشته باشد.
امروزه بسیاری از شرکت‌ها با تمرکز بر یک تخصص یا مهارت ویژه فقط و فقط برای ارائه خدمات به مجموعه‌ای بیرون از خود فعالیت میکنند. تحقیقات نشان میدهد منافع حاصل از برونسپاری برای بسیاری از شرکت‌ها زیاد بوده و مهمترین آنها صرفه‌جویی در وقت و هزینه و ارتقای کیفیت و آزادسازی منابع داخلی به منظور استفاده بهینه از آنها است.
همه‌ی کسب‌وکارها صرف‌نظر از بزرگی یا کوچکی آنها و همچنین کارآفرینانی که به‌تنهایی شرکتششان را اداره میکنند، از رویکرد برونسپاری استفاده میکنند تا حجم کاری بیشتری تکمیل کنند یا کارهایی انجام دهند که نیازمند مهارت‌های دسترس‌ناپذیر در سازمان است. برخی از این کارها عبارت‌اند از:
با حضور در رسانه‌های اجتماعی، امکان رشد برند خود را فراهم و با مخاطبان تماس برقرار میکنید و بدون نیاز به استراتژی‌های پرهزینه، مشتریان بالقوه‌ی بیشتری پیدا میکنید. میتوانید آماده‌سازی و برنامه‌ریزی پست‌های رسانه‌های اجتماعی را به دستیاران مجازی یا فریلنسرها بسپارید. آنها براساس داده‌های عملکردی، به شما گزارش و توصیه‌های کارآمدی ارائه میکنند و نیز شما را با روندهای مصرف‌کنندگان فعلی و اطلاعات پلتفرم‌های اجتماعی به‌روز نگه می‌دارند.
بسیاری از رهبران کسب‌وکار برنامه‌های مرتبط‌با رسانه‌های اجتماعی را دستِ‌کم می‌گیرند؛ زیرا اهمیت و اولویت وظایفی نظیر حسابداری و توسعه‌ی محصول یا را بیشتر ارزیابی میکنند. برونسپاری توابع و عملیات رسانه‌های اجتماعی باعث میشود کسب‌وکارتان در این حوزه نیز از رقیبان عقب نماند.
آزادکاران میتوانند تحقیقات ساده‌ای برای جوانب مختلف کسب‌وکارتان انجام دهند؛ نظیر شناسایی مشتریان بالقوه و پیداکردن رویدادهای صنعتی که باید در آنها حضور داشته باشید یا جمع‌آوری اطلاعات بازار.
فرایند تحقیقاتی بازار معمولا خسته‌کننده و وقت‌گیر است. اگر کارآفرین شخصا در زمینه‌ی تحقیقات بازار اقدام کند، بخش درخورتوجهی از زمان و انرژی خود را برای متمرکزشدن روی کسب‌وکار ازدست میدهد.
یکی دیگر از فعالیت‌های زمانبر که تأثیر زیادی در حضور آنلاین شرکت دارد، محتوایی است که در وبلاگ یا وبسایت شرکت منتشر میشود. کسب‌وکارهایی که می‌خواهند ارزش فراوانی برای مشتریان بالقوه‌ی خود ایجاد کنند، باید روی پست‌های منظم وبلاگ و مقاله‌ها و اینفوگرافیک‌هایی سرمایه‌گذاری کنند که منتشر میکنند.
اگر نمی‌خواهید تیم اختصاصی برای تولید محتوا درون شرکت داشته باشید، میتوانید این وظایف را به آزادکاران بسپارید. توابع SEO و SEM نیز میتوانند برونسپاری شوند.
یکی از نخستین کارهایی که برونسپاری آن رایج شد، حسابداری و امور مالی بود. در‌حال‌حاضر، بسیاری از شرکت‌ها نه‌تنها حسابداری، بلکه کل دپارتمان مالی‌شان را به آژانس‌های خارج شرکت برونسپاری میکنند؛ زیرا آژانس یا مشاور خارجی مجرب و معتبر، تخصص بیشتری در فعالیت‌های استراتژیک نظیر بودجه‌بندی و پیش‌بینی‌ها و نظارت‌های داخلی دارد. طبق آمار، بیشترین خدماتی که در حوزه‌ی حسابداری برونسپاری میشود، حسابداری حقوق و دستمزد و حساب‌های پرداختی و دریافتی هستند.
دستیار شخصی مجازی میتواند تمام وظایف روزانه روزمره‌ی شما، ازجمله زمانبندی ملاقات‌ها و پاسخ‌دادن به تماس‌ها یا رزرو بلیت پرواز را انجام دهد. اگر کارآفرین یا مدیری پرمشغله هستید، با کمک دستیار شخصی فرصت بیشتری پیدا میکنید تا تعادل کار و زندگی خود را برقرار و فهرست وظایف حرفه‌ای خود را مؤثرتر تکمیل کنید.
خدمات مشتری نیز یکی دیگر از کارهایی است که از مدت‌ها پیش، برونسپاری آن امری عادی تلقی میشود. زمانیکه کسب‌وکار رشد میکند، به نمایندگی‌های بیشتر و ارتباط با مشتریان بیشتر و حل مسائل بیشتری نیاز پیدا میکند. اگر بخواهید همه‌ی این وظایف را با تیم داخلی شرکت پیش ببرید، مجبور می‌شوید هزینه‌های عملیاتی فراوانی بپردازید. با برونسپاری بخش خدمات مشتری به آژانس‌های حرفه‌ای، هم در هزینه‌ها صرفه‌جویی میکنید و هم مشتریان را راضی نگه می‌دارید.
تقریبا نیمی از کسب‌وکارهای سراسر جهان بخش مدیریت منابع انسانی خود را برونسپاری میکنند.
آژانس‌هایی که خدمات فرایند استخدام را ارائه میکنند، به استارتاپ‌ها کمک میکنند نیروی موردنیاز خود را بیابند و حفظ کنند. البته بسته به نوع کسب‌وکاری که اداره میکنید، میتوانید فرایندهای مختلف نیروی کار را برونسپاری کنید.
درباره این سایت